PAM: Arkkitehtuuri – järjestelmien markkinakartoitus

Jäsenrekisterijärjestelmien tulevaisuuden arkkitehtuuri

PAM on yksityisellä sektorilla työskentelevän palvelualan henkilöstön ammattiliitto, jolla on n. 230 000 jäsentä. PAMin keskeisimpiä tietojärjestelmiä on jäsenrekisteri, jonka tulevia kehitysnäkymiä PAM nyt tutki.

PAM pyysi Codentoa selvittämään, mikä on toimialalla tarjolla olevien järjestelmien nykytila, millaisia markkinassa toimivat yritykset ovat ohjelmistotoimittajina ja millaisia riskejä niihin liittyy. Codento tarttui tehtävään kahden konsultin voimin kolmen kuukauden esiselvitysprojektissa, jonka tähtäimessä oli hahmottaa jäsenrekisterijärjestelmien tulevaisuuden arkkitehtuuri.

Tarve riippumattomalle arviolle

“Jäsenrekisterin uudistaminen on meille suurimpia strategisia tietohallintolinjauksia pitkään aikaan,” kertoo talousjohtaja Jukka Mattila PAMista. “Investointi on kova taloudellisesti, mutta ennen kaikkea toiminnan kannalta. Niinpä tarvitsimme riippumattoman tahon arvion siitä, mitkä ovat eri toimittajien ja tuotteiden riskit ja toisaalta hyvät puolet. Itse sitä on usein niin lähellä järjestelmiä, ettei näe kaikkea tarpeellista.”

“Codentoon päädyimme, koska riippumattomuus ja konsulttien tekninen asiantuntemus vakuuttivat. Codentolaiset omaksuivatkin problematiikkamme nopeasti,” tietohallintopäällikkö Tarja Rönkkö täydentää.

Arkkitehtuurikonsultoinnin kulku

Codento selvitti auditoinnissa, mihin järjestelmää tällä hetkellä käytetään sekä millaista tulevaisuuden strategiaa sillä haluttaisiin jatkossa mahdollistaa. Toisaalta tutkittiin järjestelmän markkinatilanne sekä olemassa olevien toimittajien tekninen toimituskyky ja toimintatavat. Yksityiskohtaisemmalla tasolla piirrettiin kuva järjestelmien suunnitelluista kehityspoluista, rajapinnoista ja järjestelmän päälle rakentamisen mahdollisuuksista.

Arkkitehtuurikonsultointi toteutettiin seuraavasti:

  1. Järjestelmän käytön havainnointi
  2. Järjestelmän käyttäjien haastattelut
  3. Johdon haastattelu
  4. Järjestelmätoimittajien tekniset haastattelut
  5. Raportin dokumentointi

IT-arkkitehtuurikettu näkee riskit

Codentolta konsultointiprojektia veti pitkän linjan IT-arkkitehti Matti Kinnunen: “Meitä oli hankkeessa kaksi arkkitehtuurikonsulttia, ja yhteensä olemme nähneet satoja järjestelmiä. Toimittajahaastatteluissa keskityimme kaivamaan, millaisilla ohjelmistokehityksen menetelmillä tuotekehitystä tehdään, ja millaiset ajatukset toimittajilla on vaikkapa integraatioiden ja testauksen toteuttamisesta. Kun on nähnyt uransa aikana paljon järjestelmiä, tunnistaa riskien ja virheiden merkit.”

Kahden konsultin dialogilla päästiin hyvään ymmärrykseen järjestelmän tulevaisuuden potentiaalista ja järjestelmien markkinasta, ja PAMille saatiin aikaan konkreettinen toimintasuositus. “Tässä tapauksessa kyseessä oli monimutkainen tuote ja aika pieni ja paikallinen markkina, joten joudutaan pelaamaan pienehköllä määrällä vaihtoehtoja,” Matti Kinnunen kertoo. “Viisaiden siirtojen merkitys korostuu.”

Selvityksen pohjalta päätös ratkaisusta

“Saimme selvityksen lopputuloksena hyvän käsityksen eri ratkaisujen yleisistä eduista ja riskeistä,” Tarja Rönkkö PAMista kertoo. “Se auttaa meitä paitsi päätöksenteossa, kun seuraavaksi valitsemme ratkaisuvaihtoehdoista, myös tulevassa sopimuksenteossa.”

“Olemme tietojärjestelmäratkaisuissa tiiviissä yhteydessä myös muiden ammattijärjestöjen kanssa,” Jukka Mattila kertoo. “Samalla on tärkeää pystyä toimimaan proaktiivisesti omista lähtökohdista, ja tällä projektilla varmistimme mahdollisuutemme siihen.”

Arkkitehtuurikonsultointi toi ymmärryksen vaihtoehdoista

Matti Kinnunen koki PAMin esiselvitysprojektin mielekkääksi. “Pystyimme konsultteina tuomaan asiakkaalle laajaan tietojärjestelmänäkemykseen perustuvan mittakaavan avuksi päätöksentekoon. Toisaalta saimme oppia uutta myös itse: pääsimme hahmottamaan toimialan logiikkaa ja sen tietojärjestelmämarkkinan nykytilannetta ja mahdollisuuksia.”
Mikä sitten oli projektissa hienointa? “Arkkitehtuurikonsultoinnilla pääsimme varmistamaan, ettei asiakkaan tarvitse linjata tulevaisuutta ja tehdä päätöksiä toimittajien myyntipuheiden varassa,” Matti Kinnunen summaa.