Tekes: Kanban-pilotti

Taustalla tarve uudistua

Tekes on teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus, joka rahoittaa tutkimus- ja kehitysprojekteja. Tekesissä on meneillään LUX (Lean User Experience) –projekti, jossa asiakaskokemusta parannetaan lean-prosessien avulla. Toimintamallien ja –ketjujen muuttuessa ja monimutkaistuessa Tekesillä on tarve uudistaa toimintaansa. Tavoitteena on ketteröittää koko organisaatiota.

Osana LUX-projektia Tekesin tietohallintoyksikölle päätettiin tilata Kanban-pilotti Codentolta. Kanban on menetelmä työnhallintaan. Se painottaa työn visualisointia, sujuvuutta ja jatkuvaa oppimista. Kanban-menetelmään kuuluu myös työn hahmottamista auttavien taulujen käyttö.

Kaksi kärpästä yhdellä iskulla: pilottina myös koko Tekesille

Pilotin tarkoituksena oli luonnollisesti testata, toimiiko Kanban menetelmänä Tekesille. Pilottia varten valittiin samasta palvelusalkusta kaksi eri jatkuvan kehitystyön tiimiä, joiden toiminnan osalta Kanban otettiin käyttöön. Kanban osoittautuikin sopivaksi menetelmäksi.

”Pilottiin osallistuneilla tiimeillä on siitä hyviä kokemuksia,” kertoo Harri Eskola, Tekesin tietohallintoyksikön johtaja ja pilotin tilaaja. ”LUX-projektin kautta olimme myöskin koko Tekesin pilottina Kanbanin suhteen. Tämä on herättänyt aika tavalla innostusta talon sisällä,” Eskola jatkaa.

Työpaja kerrallaan kohti muutosta

Eskola päätti tilata pilotin Codentolta aikaisempien, myönteisten ketteryysvalmennuskokemusten perusteella. Kanban-pilotin fasilitoivat Karoliina Luoto ja  Codenton Certified Partner Antti Kirjavainen Flowalta. Pilotti käynnistettiin työpajalla, jossa kerrattiin Kanbanin säännöt ja sovittiin, mitä pilottiin sisältyy.

Seuraavissa työpajoissa keskityttiin Kanbanille tyypillisten, konkreettisten taulujen rakentamiseen. Ne auttavat työtehtävien visuaalista hahmottamista. Pilottiin osallistuneet tiimit etsivät yhdessä Luodon ja Kirjavaisen johdolla kaikki sillä hetkellä avoimina olevat työtehtävät. Seuraavaksi sovittiin niiden merkintätavoista, ja lopuksi työtehtävät kasattiin tauluille.

”Oli hienoa nähdä tiimeissä käsin kosketeltava, valtava innostus, joka syntyi siitä, kun hieman hämäristä, moneen paikkaan sirotelluista työtehtävistä tulikin konkreettisia, värikkäitä merkintöjä fyysiselle taululle,” kuvailee alun työpajojen tunnelmaa Karoliina Luoto, Codenton menetelmäkonsultti.

harri-eskola-tekes
Harri Eskola käyttää Kanban-taulua.

Valintojen toimivuutta seurattiin

Näiden jälkeen oli muutama työpaja, joissa seurattiin aiemmissa työpajoissa tehtyjen valintojen toimivuutta. Työpajoissa analysoitiin, miten Kanban-taulujen käyttö käytännössä sujui, ja mitä asioita tiimiläiset haluavat tarkentaa tai kehittää. Pilotin lopuksi pidettiin vielä kokoava työpaja, jossa mietittiin, mitä pilotista oli opittu. Pilottitiimiläiset myös esittelivät pilotin tulokset kaikille Tekesin tietohallintayksikössä.

”Tuntuu, että pilotti huojensi tiimiläisiä ja toi työhön iloa. Oli hauskaa huomata, miten vähällä valmentajan roolissa saa tuotua paljon apua tiimiläisten elämään,” iloitsee Luoto. ”Tämä on ollut minulle itselleni mielenkiintoinen ja innostava projekti. Sellainen, josta on helppoa puhua muillekin innostavasti. Tässä luotiin uudenlaista, järkevän tuntuista tapaa toimia,” kuvailee puolestaan Eskola.

Oikea valmentaja oikeassa paikassa

Tekesillä oli yritetty aloittaa Kanban-pilottia jo aiemmin, mutta aikataulut eivät osuneet yksiin senkertaisen konsultin kanssa. Codenton kanssa aikataulut saatiin toimimaan, ja yhteistyö sujui muutenkin. ”Kyselin vähän meidän tiimiläisten mielipiteitä, ja he olivat hyvin tyytyväisiä pilottiin. He olivat myös sitä mieltä, että Luoto pystyi innostamaan heitä ja olemaan oikeanlainen vetäjä projektille,” kiittelee Eskola. Kysytään siis lopuksi, suosittelisiko Eskola Codentoa kollegoilleen? ”Ketterien menetelmien valmennuksen osalta, mistä meillä on kokemusta, kyllä.”