JULKE – ei tehdä siitä sinun hankettasi

Kuvitelkaamme, että vastaat viraston tietojärjestelmistä. Eräänä päivänä huomaat, että eräs keskeisistä järjestelmistäsi, olkoon nimeltään vaikka JULKE, pitäisi uusia.

Syitä JULKEn uudistamiseen on monia. Se on jo hieman vanha, ja toimittajan into ylläpitää järjestelmää on hiipunut. Budjetissa sattuu olemaan sopivasti rahaa. On siis hyvät syyt ja mahdollisuudet uudistaa järjestelmä.

Järjestelmässä sinänsä ei ole mitään vikaa. Sen avulla virastosi työntekijät pystyvät tekemään työnsä ihan hyvin. Pitäisi vain saada modernimpi versio JULKEsta.

Mitä teet? Jos teet kuten virastoissa on tapana, toimit seuraavasti.

  1. Tilaat konsultilta esiselvityksen. Tämä on niin pieni homma, että sen voi tilata kilpailuttamatta tutulta konsultilta. Hintaa sopivasti alle 30 000 euroa. Tämän jälkeen sinulla on esiselvitys ja toimiva, vanhentunut JULKE. Aikaa on kulunut 3 kuukautta.
  2. Esiselvityksen jälkeen kilpailutat vaatimusmäärittelyn laatimisen. Tämän jälkeen sinulla on esiselvitys, JULKE ja vaatimusmäärittelykonsultti. Aikaa on kulunut 6 kuukautta.
  3. Ohjaat ohjausryhmän jäsenenä konsultin työtä ja hyväksyt tulokset. Tämän jälkeen sinulla on esiselvitys, JULKE ja vaatimusmäärittely. Aikaa on kulunut 12 kuukautta.
  4. Kilpailutat uuden JULKE-järjestelmän toteutuksen. Jos sinulla on hyvä säkä, virastosi pystyy hoitamaan kilpailutuksen itse. Jos sinulla on huonompi säkä, joudut kilpailuttamaan kilpailutuskonsultin tai ostamaan kilpailutuksen palveluna Hanselista. Aikaa kuluu kuitenkin ainakin 3 kuukautta. Tämän jälkeen sinulla on esiselvitys, JULKE, vaatimusmäärittely ja järjestelmätoimittaja. Aikaa on kulunut 15 kuukautta. Yhtään riviä uutta järjestelmää ei ole koodattu.
  5. Jos kukaan ei valita kilpailutuksesta, valitsemasi järjestelmätoimittaja ryhtyy hommiin vaatimusmäärittelyn mukaisesti. Aikaa kuluu sen verran kuin kuluu. Vuosi nyt ainakin. Lopulta järjestelmä on valmis käyttöönotettavaksi. Tämän jälkeen sinulla on esiselvitys, JULKE, vaatimusmäärittely ja uusi-JULKE. Aikaa on kulunut vähintään 27 kuukautta.
  6. Järjestelmän käyttöönotossa käy ilmi, että järjestelmätoimittaja ei ollut ymmärtänyt aivan samalla tavalla tulevien käyttäjien toiveita, kuin vaatimusmäärittelyn kirjoittanut vaatimusmäärittelykonsultti. Järjestelmä ei olekaan valmis, vaan sitä on tarpeen muokata. Joudut neuvottelemaan lisätöistä järjestelmätoimittajan kanssa. Aikaa kuluu korjauksiin ainakin 6 kuukautta.
  7. Järjestelmä on käytössä. Aikaa on kulunut 33 kuukautta, jos tähdet ovat olleet suotuisissa asennoissa koko projektin ajan.

Järjestelmän uudistaminen onnistui. Uusi järjestelmä on käytössä, vanha poistumassa käytöstä. Budjetissa olleet rahat on käytetty.

Mitä tapahtuu seuraavaksi? Käyttäjät ryhtyvät käyttämään järjestelmää. He huomaavat, että järjestelmä ei ole aivan heidän toiveidensa mukainen. Jossain vaiheessa pitkän kehitystyön aikana käyttäjien toiveet ja tarpeet ovat joko muuttuneet, tai ne ovat hukkuneet tekijöiden vaihtuessa. Oli miten oli, käyttäjät ovat tyytymättömiä, ehkäpä eivät edes pysty tekemään töitänsä.

Järjestelmää pitää siis heti sen valmistumisen jälkeen muuttaa. Muuttaminen osoittautuu vaikeaksi, koska järjestelmää voi muokata vain sen toimittanut yritys. Lisäksi koko budjetti on jo käytetty. Muuttaminen on siis kallista, eikä siihen ole rahaa. Hankala tilanne, josta ei ole kunniakasta poispääsyä.

Mitäs jos seuraavassa korvausprojektissa ei sittenkään mentäisi mukaan konsulttirumbaan, vaan ryhdyttäisiin heti alusta pitäen kehittämään uutta järjestelmää ketterästi käyttäjien toiveiden mukaisesti? Vaatimuksethan ovat alusta asti selvät, koska vanha järjestelmä on olemassa ja siihen voi verrata, ja koska uuden järjestelmän käyttäjiltä on mahdollista kysyä mielipiteitä. Ketterällä kehittämisellä säästyisi tässä esimerkkitapauksessa puolitoista vuotta aikaa. Ketterä kehitys myös alkaisi keskeisimmistä toiminnoista, jolloin käyttäjien toiveet on mahdollista ottaa huomioon milloin vain ja koko ajan.

Olisiko jo aika lopettaa loputon kilpailutus ja ryhtyä hommiin?

Tämän artikkelin on kirjoittanut Matti Kinnunen ja sitä ovat sittemmin muokanneet muut Codenton työntekijät.