Kahdeksan varmistettavaa asiaa ohjelmistohankinnasta



Codento järjestää Korjaamolla aamiaisseminaarin torstaina 21.5. klo 8.30-11.00. Seminaarin aiheena on tietojärjestelmien omistusoikeudet, ja yksi sen puhujista on Codenton toimitusjohtaja Petri Aukia. Petri kertoo seminaarissa, mitkä asiat on varmistettava ennen ohjelmistohankinnan aloittamista. Tässä kahdeksan täsmävinkkiä aiheesta. Tervetuloa seminaariin kuulemaan lisää!

1. Kartoita omistusoikeuksien nykytilanne

Ennen uuden ohjelmiston hankintaa pitää kartoittaa, mitä ohjelmistoja organisaatiossa on jo käytössä, ja millaiset omistusoikeudet niissä on. On myös tiedettävä, mitkä niistä ovat organisaatiota varten tehtyjä, mitkä taas valmisohjelmistoja. Tämän jälkeen tulee selvittää, mitä ohjelmistoja organisaatio saa kehittää itse tai toisen kumppanin kanssa, ja mitkä ohjelmistot ovat tiukasti sidottuja alkuperäiseen toimittajaan. On melko tyypillistä, että sopimusasioista ei olla ihan varmoja; sopimuksessa saatetaan viitata siihen, että jatkokehityksen voi toteuttaa organisaation valitsemalla toimittajalla, mutta ei ole selkeää, miten tämä toimii käytännössä.

2. Kartoita osaaminen

Ennen ohjelmistohankintaa tulee myös kartoittaa, onko organisaatiossa tarvittavaa osaamista; osataanko jo hallita sopimuksia, omistusta ja ohjelmistojen sekä sovellusten arkkitehtuuria ja toteutusta, vai onko osaamisessa aukkoja? Pienessä organisaatiossa tilanne voidaan kartoittaa kerralla, mutta suuremmassa on käytävä erikseen läpi jokaisen sovelluksen ympäriltä löytyvä osaaminen.

3. Laadi suunnitelma siitä, missä järjestyksessä ohjelmistoihin paneudutaan

Suunnitelmaa laadittaessa tulee priorisoida kriittiset sovellukset, joiden sopimus on pian päättymässä, ja joiden hintaan tai laatuun organisaatio on tyytymätön.

4. Ohjelmiston uusimiselle on varattava riittävästi aikaa

Ohjelmistohankintaa suunniteltaessa on ensiarvoisen tärkeää aloittaa tarpeeksi ajoissa. Jos hankinnan aloittamisen jättää viimeiseen mahdolliseen hetkeen, tarjolla on usein enää toimittajille edullisimmat mallit, jotka eivät tietenkään välttämättä ole ostajan edun mukaisia. Se, mikä on riittävä määrä aikaa, riippuu täysin hankinnan koosta ja hankkijaorganisaatiosta. Varsinkin, jos halutaan tehdä hankinta uudella tavalla – esimerkiksi ostaa ohjelmisto tällä kertaa omaksi – on hankinnalle varattava runsaasti aikaa.

5. Toimittajaloukkua kannattaa välttää

Ohjelmiston hankkijalle on usein luontevaa, että hankinnassa on yksi toimittaja, johon ollaan yhteydessä yhden toimittajan kontaktihenkilön välityksellä. Ohjelmistohankinnasta puhutaan abstraktiotasolla, joka ostajalle ennestään tuttu ja luonteva. Jos ohjelmistohankinta halutaan todella ottaa haltuun, on ostajan pakko ottaa kantaa ja tehdä päätöksiä asioista, jotka ovat oman mukavuusalueen ulkopuolella. Ns. Omistamisen tuska on juuri sitä, että mietitään, mikä on meidän organisaatiomme etu, eikä sitä, miten paljon ohjelmiston tarjoaja tästä hyötyy.

6. Arkkitehtiä tarvitaan edelleen

Ennen kaikissa suurissa IT-firmoissa oli oma arkkitehti, joka huolehti siitä, että ohjelmistohankinnat olivat järkeviä. Viimeisten kymmenen vuoden aikana organisaatioissa on alettu ajatella, että maailma on jo valmis, eikä omia arkkitehtejä enää tarvita. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, vaan ohjelmistoarkkitehtejä tarvitaan edelleen miettimään, että seuraavat liikkeet ovat järkeviä ja kehityksen suunta toivottu.

7. Sopimukset ovat ohjelmistohankinnan viimeinen vaihe

Ohjelmistojen omistamisesta puhuttaessa mieleen tulee ensimmäisenä sopimukset. Todellisuudessa sopimukset ovat ohjelmistohankinnan viimeinen vaihe. Ennen sopimuksen laatimista tulee olla selvillä omista vastuistaan ja velvoitteistaan. Jos jossain vaiheessa alkaa tuntua siltä, ettei yhteistyö tämän toimittajan kanssa suju, on toimittajaa voitava vaihtaa.

Tämä ei aina ole helppoa, sillä toimittajat haluavat usein jättää mahdollisimman paljon omistusoikeuksia itselleen. Toimittajat myös hinnoittelevat asiakkaan omistajuuteen tulevan koodin paljon kalliimmaksi, kuin avoimen lähdekoodin. Neuvottelutilanteessa on tärkeää ymmärtää, missä tilanteissa itse omistaminen on tarkoituksenmukaista. Sopimuksella varmistetaan, että itse omistaminen on tarvittaessa mahdollista.

Alan yllättävä totuus on se, että mitä enemmän toimittajan omistamaa koodia organisaation käytössä on, sitä kalliimmaksi sen päälle tehtävä lisätyö tulee, kun valinnanvaraa ei enää ole.

8. Ohjelmisto-omistajuus johtaa uusiin hinnoittelumalleihin

Kun asiakas omistaa itse ohjelmistonsa, hän joutuu itse asiassa ostamaan enemmän uusia osia, mutta edullisemmalla ”kilohinnalla”. Ohjelmiston hankkija voi tilata vain sen, mikä hänelle oikeasti on tarpeen. Hankinnat voidaan myös kilpailuttaa, kun ei olla jääty toimittajaloukkuun.

Petri kirjoitti tähän aiheeseen liittyen artikkelin myös Linked in –tililleen. Kannattaa käydä lukaisemassa sekin!

// Kuva: Flickr CC, opensource.com

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *