Slack – miten se vaikuttaa Codento-kulttuuriin?

Inspiroituneena Miikan mainiosta flow-blogauksesta päätin pohtia, miten Codentossa käyttämämme Slack vaikuttaa codentolaisten flow-tilan saavuttamiseen. Slack on pilvipalveluun pohjautuva, tiimien yhteistyötä helpottava viesti- ja arkistointiohjelma, johon pääsee liittymään tiimin ylläpitäjän kutsulla.

Mitä hyötyä me codentolaiset saamme Slackistä? Kysyin asiaa kollegoiltani, ja monissa vastauksissa nousi esille samoja seikkoja.

Jäsentyneempää tiedonvälitystä

Kun Codentossa oli alle kymmenen työntekijää, meillä käytettiin Skypeä. Skypen ja Slackin suurin ero on, ettei Skypeen saa luotua ryhmiä eri keskuisteluille. Niinpä kaikki codentolaisten yhteinen keskustelu – niin huonot vitsit, kuin tärkeät projekti-asiatkin – jouduttiin käymään samassa keskustelussa. Tämä oli vaikeaa jo pienellä poppoolla, ja yrityksen kasvaessa se kävi nopeasti mahdottomaksi. Tärkeät asiat hukkuivat helposti viestivirtaan.

”Slack on tehnyt sisäisestä viestinnästämme paljon jäsentyneempää,” tuumaa konsulttimme Karoliina Luoto. ”Slackissa on helppoa luoda omat kanavat niin vapaammalle keskustelulle, kuin projektitöille ja vaikkapa isompien tarjousten valmistelulle.”

Vapautus meilitulvasta

Monille codentolaisille Slack on tuonut vapautuksen loputtomaan sähköpostivirtaan. ”Edellisessä työpaikassani minulle tuli jopa yli sata meiliä päivässä. Slack on Codentolla dominoiva tapa kommunikoida, joten minulle ei enää tule sähköpostia ollenkaan,” kertoo konsulttimme Miika Kuha. Ei liene ihme, että meilin vähäisyys aiheuttaa yhdessä jos toisessakin codentolaisessa pientä riemua.

Viestit menevät varmasti perille – ja arkistoituvat

Ohjelmistoarkkitehtimme Mikko Herranen taas kiittelee Slackin varmuutta verrattuna hänen edellisessä työpaikassaan käytettyyn, yrityksen sisäiseen IRC-chattiohjelmaan. ”Slackissä ei periaatteessa koskaan menetä yhtään viestiä, eikä myöskään ole vaaraa siitä, että luulet hyvällä syyllä vastaanottajan saaneen lähettämäsi viestin, vaikka todellisuudessa se ei olekaan mennyt perille. Slack myös arkistoi viestit, toisin kuin IRC,” Mikko toteaa. Karoliina komppaa: ”Tämän ansioista vaikkapa lomalta palatessa on helppoa päivittää ymmärryksensä esimerkiksi tietystä projektista.”

Virtuaalinen tukiverkosto

Slack on luonut Codentolle hyvän avun pyytämisen – ja saamisen – kulttuurin. Eri aiheista on helppoa avata keskusteluja. ”Se on sellaista keskinäissparrailua,” luonnehtii Karoliina.

Karoliinan mukaan Slack nousee arvoon arvaamattomaan etenkin, kun on pitkiä aikoja poissa omalta toimistolta. ”Jos asiakkaan luona syystä tai toisesta on stressaava hetki, niin toisinaan on mukava palata omien työkaverien ystävällisen yhteisön pariin.”

Myös Miikan mielestä yksi Slackin suurimpia henkilökohtaisia hyötyjä on se, että vaikka ei pääsisi aina käymään toimistolla, tietää silti, mitä tapahtuu. ”Sellainen pieni kohina kuuluu koko ajan,” Miika toteaa.

Lisää avoimuutta kulttuuriin

Slack tuo myös lisää avoimuutta yrityskulttuuriin. Codentolaiset ovat tottuneet keskustelemaan melkeinpä mistä tahansa Slackissä – ja keskustelut ovat kaikkien niistä kiinnostuneiden nähtävillä. ”Siitä tulee avoimempi kulttuuri väkisinkin,” tuumii ohjelmistoarkkitehtimme Matti Kinnunen. Tämä avoimuus on tietenkin mitä suurimmassa määrin Codenton arvojen mukaista.

Hauskuutta työpäiviin…

Karoliinan mielestä Slackin pienin hyöty ei suinkaan ole se, että siellä pidetään myös hauskaa. “Maailmassa ei ole liikaa insinöörivitsejä, ja nekin ovat tärkeitä,” hän sanoo. Toinen Slackin myötä syntynyt, hauska ilmiö on kustomoidut hymiöt. “Meillä on esimerkiksi kissa, joka haluaa unohtaa näkemänsä, muttei voi. Se on sellaista hauskaa do it yourself -meininkiä,” Karoliina jatkaa.

Äkkiseltään vitsailu ja hymiöt voivat tuntua ajanhukalta, mutta sitä ne eivät suinkaan ole. Vietämme ison osan ajastamme työpaikalla, joten ei ole yhdentekevää, millainen ilmapiiri siellä on. Jos työkaverien kanssa vitsailu parantaa yhteishenkeä ja edistää työssä jaksamista, se on todella arvokasta. Kaikkihan me tiedämme, että aika kuluu nopeammin silloin, kun on hauskaa – miksi siis töissä(kin) ei saisi olla mukavaa?

…mutta myös häiriötekijöitä

Entäpä sitten Slackin haitat? Slack tuo Codenton kulttuuriin ja tiedonvälitykseen paljon hyvää, mutta on selvää, että se voi joskus myös estää flown toteutumista. Jos käsillä on erityistä keskittymistä vaativa työtehtävä, voi jatkuvasti pingaava Slack olla häiriötekijä – tulee houkutus mennä tarkistamaan uudet viestit. “On se tietysti vähän oma vikakin,” tuumii Matti. “Ei olisi pakko mennä aina katsomaan.”

Toisaalta Codentossa on kulttuurisesti hyvin sallittua, että keskittymistä vaativan työn aikana Slack laitetaan kiinni. Jos kollegalla on Slack suljettuna, häneen uskaltaa heti ottaa yhteyttä siitä huolimatta. Kysymyksensä tai asiansa voi viestittää tietäen, että viesti ei häiritse vastaanottajaansa juuri nyt, mutta hän kuitenkin näkee sen heti kun kirjautuu takaisin sisälle. Näin sekä omat, että vastaanottajan työt etenevät joutuisasti.

Kun Codento hyötyy, asiakkaat hyötyvät

Miten sitten Codenton asiakkaat hyötyvät Slack-kulttuuristamme? Lienee ilmiselvää, että kun työaikamme ei kulu turhaan meilivyöryn kahlaamiseen, meillä on enemmän aikaa asiakkaidemme pulmien ratkaisuun.

Vähemmän ilmeinen, mutta silti merkittävä hyöty on myös se, että Codenton työtavat eivät jää toimistomme seinien sisälle. Parhaat käytännöt, hyvän flown ja loistavan yhteishengen – sekä tietenkin insinöörivitsimme – voimme viedä myös asiakkaillemme.

Kuva: Flick Creative Commons, Jeremy Miles

Flow työntekijälle, toinen asiakkaalle

Oletko uponnut tunneiksi pelimaailmaan? Ehkä lenkkipolku on läheisempi kokemus? Tiedätkö tunteen, kun sinulla on flow päällä – aika unohtuu ja suoriudut paremmin kuin koskaan ennen?

Miksi “miten” on merkityksellinen

Vietämme kolmanneksen ajastamme töissä, joten ei pitäisi olla samantekevää, millainen työympäristö on ja miten töitämme teemme. Usein kuitenkin se mitä teemme, tuntuu tärkeämmältä kuin se, miten teemme. Kun keskitymme saamaan työn valmiiksi, siedämme keskeytyksiä ja epäselvyyksiä. Ei ole aikaa silotella kaikkia ryppyjä – asiakas odottaa. Asiakas näkee vain valmiin tuotoksen, ei sen tekemiseen liittynyttä sähellystä. Jokainen projekti on kuitenkin erilainen, ei maksa vaivaa yrittää vakioida tapaa, jolla haasteet hoidetaan – näin se ajatus usein kulkee. Kuitenkin takaraivossa pieni ääni sanoo, että toisinkin voisi olla.

Voit parantaa kokemustasi sopeutumisstrategialla. Ottaa rennosti ja päättää, että se on mitä on ja keskittyä toimimaan parhaansa mukaan. Tämä ratkaisu toimii – henkilökohtaisella tasolla. Tai voidaan parantaa tiimin toimivuutta ja henkeä; haasteita on helpompi kestää, kun ei ole yksin. Vaikka onnellisuus lisääntyy, niin odottamattomat keskeytykset rikkovat edelleen päivää ja flow on vaikea saavuttaa.

Toinen strategia on aktiivisesti parantaa sitä, miten työ tehdään. Voisiko tavoitteena olla flown kokemus ihan tavallisena päivänä töissä?

Parannuslupaus kymmeniä prosentteja

Lean on ollut minulle se valo, joka selittää, kuinka parannuksia kannattaa tehdä – ja myös milloin parannuksia ei kannata tehdä.

Lean –lupaus on houkutteleva; on helppoa löytää parannuskohteita. Jokainen ymmärtää, että ei kannata tehdä asioita, joita asiakas ei halua eikä yritys tarvitse. Tyypillisesti parannuspotentiaali on kymmeniä prosentteja. Hyvin vedetty parannushanke laittaa paikoilleen oikeat mittarit ja osoittaa, miten hyöty todella saadaan.

Asiakas on olennaisin

Lean lähtee seuraavien peruskysymysten ymmärtämisestä:

  • Tiedetään, kuka on asiakas
  • tiedetään, mitä ja kuinka monta kappaletta hän haluaa tai tarvitsee ja
  • milloin hän ne haluaa.

Pienenevässä maailmassa mahdollisia asiakkaita on enemmän kuin ikinä ennen. Yrityksen kannattaa olla tietoinen strategiasta, jolla se valitsee asiakkaansa. Teetkö mitä haluat tehdä, ja etsit sitten sille asiakkaan? Vai tunnistatko asiakkaan ja teet sitä, mitä asiakas tarvitsee? Kumman lähestymisen valitsetkaan, marginaalia kannattaa parantaa fiksulla tavalla toimia.

Asiakkaan ymmärtäminen on olennaisin asia, kun parannetaan toimintaa. Tähän suhteutetaan kaikki muu tekeminen. Tehdään sitä, mitä asiakas haluaa ja jätetään vähemmälle se, mistä asiakas ei ole kiinnostunut. Siis oikeasti – jos laki ei sitä vaadi tai asiakas ei siitä saa lisäarvoa, miksi tehdä jotain?

Lean on tapa nähdä

Lean –matkalla flow-kokemukset alkavat, kun käydään yhdessä ongelmien kimppuun, löydetään niiden juurisyyt ja ratkaistaan ne. Kiteytetään muutokseen tarvittavat asiat, jotta toteutus sujuu. Monille on uusi kokemus systemaattisesti muuttaa tapaa, jolla toimitaan. On energisoivaa huomata, kuinka yhteinen ymmärrys syventyy ja pitkään vaivanneet asiat ovat muutettavissa kaikkien kannalta parempaan suuntaan. Kaizen työpajalla tai 5S käyttöönotolla saadaan aitoja ongelmia ratkottua ja ihmisten mielet auki seuraaviin parannuksiin.

Prosessi-flow, ja erityisesti yhden kappaleen flow, on yksi Leanin ohjenuorista. Jos toiminta voidaan järjestää niin, että yksi asiakkaalle tuotettava asia kerrallaan liikkuu prosessin läpi, päästään eroon monista työntekoa haittaavista asioista. Odotusajat, tiedon tai tavaroiden etsiskely ja asioiden uudelleen tekeminen eivät enää haukkaa suurta osaa työpäivästä. Aito yhden kappaleen flow on haastava tavoite. Kuitenkin jo paljon ennen tuota voi kokea flown omassa työssään – saa asioita tehtyä ilman turhia keskeytyksiä.

Maailmanluokan kyvykkyys

Mitä jos koko yritys olisi flow-tilassa? Tulos paranisi vuodesta toiseen? Kilpailijat tulisivat selkä edellä vastaan kuin kanssajuoksijat maratonin viimeisillä kilometreillä, kun on itse onnistunut vauhdinjaossa.

Millä liiketoiminta saadaan maratonkuntoon? Jos yksittäiset parannukset mahdollistavat paikallisia flow-kokemuksia, olisiko sarja niitä tarpeeksi? Kuinka pitkä sarja tarvitaan?

On eri asia tunnistaa parannustarve, aloittaa projekti ja toteuttaa muutos, kuin muuttua luonnollisesti osana työntekoa. Mitä pysyvämpää muutosta haetaan, mitä pidempi on juostava matka, sitä tärkeämmäksi nousee työntekijöiden jatkuva valmentaminen. Sprinttimatkoille voidaan kaivoon kantaa vesi projektilla, mutta kestävyysmatkoille tähdättäessä kyvykkyys jatkuvaan parannukseen pitää rakentaa osaksi ihmisten ja sitä kautta yrityksen toimintatapaa.

Takaisin arkeen

Maailmanparannus ei tapahdu kerralla. Kannattaa tarttua toimeen omalla tontilla, tehdä pieniä konkreettisia muutoksia.

Jos Lean ei ole jo tapasi toimia, 5S auttaa ihan konkreettisesti parantamaan työn sujuvuutta. Sortteeraat sellaiset asiat pois työympäristöstäsi, jotka eivät auta sinua työssäsi. Poista sellaiset ohjelmat koneeltasi, joita et tarvitse. ”Suorista” jäljelle jääneet ohjelmat, suosikkilinkit yms. niin että eniten käytetyt ovat parhaiten esillä. Siivoa väliversiot ja muut tarpeettomat tiedostot pois.

Tee muutos ja pitäydy siinä. Aina kun muistat tehdä uudella tavalla, saat sisäisen hymyn palkaksesi. Jos saat itsesi kiinni vanhaan palaamisesta, henkinen nipistys. Pian uudesta tavasta tulee vaivaton osa sitä, miten toimit. Sitten on aika tarkastella miten parantaa lisää.

Haasta kollega mukaan, kun olet saanut muutaman parannuksen toteutettua omassa työssäsi. Yhdessä voitte sitten, esimerkin voimalla, käydä laajemman parannuksen kimppuun.

– Monozukuri wa hitozukuri.