Flow työntekijälle, toinen asiakkaalle



Oletko uponnut tunneiksi pelimaailmaan? Ehkä lenkkipolku on läheisempi kokemus? Tiedätkö tunteen, kun sinulla on flow päällä – aika unohtuu ja suoriudut paremmin kuin koskaan ennen?

Miksi “miten” on merkityksellinen

Vietämme kolmanneksen ajastamme töissä, joten ei pitäisi olla samantekevää, millainen työympäristö on ja miten töitämme teemme. Usein kuitenkin se mitä teemme, tuntuu tärkeämmältä kuin se, miten teemme. Kun keskitymme saamaan työn valmiiksi, siedämme keskeytyksiä ja epäselvyyksiä. Ei ole aikaa silotella kaikkia ryppyjä – asiakas odottaa. Asiakas näkee vain valmiin tuotoksen, ei sen tekemiseen liittynyttä sähellystä. Jokainen projekti on kuitenkin erilainen, ei maksa vaivaa yrittää vakioida tapaa, jolla haasteet hoidetaan – näin se ajatus usein kulkee. Kuitenkin takaraivossa pieni ääni sanoo, että toisinkin voisi olla.

Voit parantaa kokemustasi sopeutumisstrategialla. Ottaa rennosti ja päättää, että se on mitä on ja keskittyä toimimaan parhaansa mukaan. Tämä ratkaisu toimii – henkilökohtaisella tasolla. Tai voidaan parantaa tiimin toimivuutta ja henkeä; haasteita on helpompi kestää, kun ei ole yksin. Vaikka onnellisuus lisääntyy, niin odottamattomat keskeytykset rikkovat edelleen päivää ja flow on vaikea saavuttaa.

Toinen strategia on aktiivisesti parantaa sitä, miten työ tehdään. Voisiko tavoitteena olla flown kokemus ihan tavallisena päivänä töissä?

Parannuslupaus kymmeniä prosentteja

Lean on ollut minulle se valo, joka selittää, kuinka parannuksia kannattaa tehdä – ja myös milloin parannuksia ei kannata tehdä.

Lean –lupaus on houkutteleva; on helppoa löytää parannuskohteita. Jokainen ymmärtää, että ei kannata tehdä asioita, joita asiakas ei halua eikä yritys tarvitse. Tyypillisesti parannuspotentiaali on kymmeniä prosentteja. Hyvin vedetty parannushanke laittaa paikoilleen oikeat mittarit ja osoittaa, miten hyöty todella saadaan.

Asiakas on olennaisin

Lean lähtee seuraavien peruskysymysten ymmärtämisestä:

  • Tiedetään, kuka on asiakas
  • tiedetään, mitä ja kuinka monta kappaletta hän haluaa tai tarvitsee ja
  • milloin hän ne haluaa.

Pienenevässä maailmassa mahdollisia asiakkaita on enemmän kuin ikinä ennen. Yrityksen kannattaa olla tietoinen strategiasta, jolla se valitsee asiakkaansa. Teetkö mitä haluat tehdä, ja etsit sitten sille asiakkaan? Vai tunnistatko asiakkaan ja teet sitä, mitä asiakas tarvitsee? Kumman lähestymisen valitsetkaan, marginaalia kannattaa parantaa fiksulla tavalla toimia.

Asiakkaan ymmärtäminen on olennaisin asia, kun parannetaan toimintaa. Tähän suhteutetaan kaikki muu tekeminen. Tehdään sitä, mitä asiakas haluaa ja jätetään vähemmälle se, mistä asiakas ei ole kiinnostunut. Siis oikeasti – jos laki ei sitä vaadi tai asiakas ei siitä saa lisäarvoa, miksi tehdä jotain?

Lean on tapa nähdä

Lean –matkalla flow-kokemukset alkavat, kun käydään yhdessä ongelmien kimppuun, löydetään niiden juurisyyt ja ratkaistaan ne. Kiteytetään muutokseen tarvittavat asiat, jotta toteutus sujuu. Monille on uusi kokemus systemaattisesti muuttaa tapaa, jolla toimitaan. On energisoivaa huomata, kuinka yhteinen ymmärrys syventyy ja pitkään vaivanneet asiat ovat muutettavissa kaikkien kannalta parempaan suuntaan. Kaizen työpajalla tai 5S käyttöönotolla saadaan aitoja ongelmia ratkottua ja ihmisten mielet auki seuraaviin parannuksiin.

Prosessi-flow, ja erityisesti yhden kappaleen flow, on yksi Leanin ohjenuorista. Jos toiminta voidaan järjestää niin, että yksi asiakkaalle tuotettava asia kerrallaan liikkuu prosessin läpi, päästään eroon monista työntekoa haittaavista asioista. Odotusajat, tiedon tai tavaroiden etsiskely ja asioiden uudelleen tekeminen eivät enää haukkaa suurta osaa työpäivästä. Aito yhden kappaleen flow on haastava tavoite. Kuitenkin jo paljon ennen tuota voi kokea flown omassa työssään – saa asioita tehtyä ilman turhia keskeytyksiä.

Maailmanluokan kyvykkyys

Mitä jos koko yritys olisi flow-tilassa? Tulos paranisi vuodesta toiseen? Kilpailijat tulisivat selkä edellä vastaan kuin kanssajuoksijat maratonin viimeisillä kilometreillä, kun on itse onnistunut vauhdinjaossa.

Millä liiketoiminta saadaan maratonkuntoon? Jos yksittäiset parannukset mahdollistavat paikallisia flow-kokemuksia, olisiko sarja niitä tarpeeksi? Kuinka pitkä sarja tarvitaan?

On eri asia tunnistaa parannustarve, aloittaa projekti ja toteuttaa muutos, kuin muuttua luonnollisesti osana työntekoa. Mitä pysyvämpää muutosta haetaan, mitä pidempi on juostava matka, sitä tärkeämmäksi nousee työntekijöiden jatkuva valmentaminen. Sprinttimatkoille voidaan kaivoon kantaa vesi projektilla, mutta kestävyysmatkoille tähdättäessä kyvykkyys jatkuvaan parannukseen pitää rakentaa osaksi ihmisten ja sitä kautta yrityksen toimintatapaa.

Takaisin arkeen

Maailmanparannus ei tapahdu kerralla. Kannattaa tarttua toimeen omalla tontilla, tehdä pieniä konkreettisia muutoksia.

Jos Lean ei ole jo tapasi toimia, 5S auttaa ihan konkreettisesti parantamaan työn sujuvuutta. Sortteeraat sellaiset asiat pois työympäristöstäsi, jotka eivät auta sinua työssäsi. Poista sellaiset ohjelmat koneeltasi, joita et tarvitse. ”Suorista” jäljelle jääneet ohjelmat, suosikkilinkit yms. niin että eniten käytetyt ovat parhaiten esillä. Siivoa väliversiot ja muut tarpeettomat tiedostot pois.

Tee muutos ja pitäydy siinä. Aina kun muistat tehdä uudella tavalla, saat sisäisen hymyn palkaksesi. Jos saat itsesi kiinni vanhaan palaamisesta, henkinen nipistys. Pian uudesta tavasta tulee vaivaton osa sitä, miten toimit. Sitten on aika tarkastella miten parantaa lisää.

Haasta kollega mukaan, kun olet saanut muutaman parannuksen toteutettua omassa työssäsi. Yhdessä voitte sitten, esimerkin voimalla, käydä laajemman parannuksen kimppuun.

– Monozukuri wa hitozukuri.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *