Maksaako esiselvitys vaivan?



Esiselvityksen tärkein tehtävä on varmistaa, että projektista saatavat hyödyt ovat todellisia, toteutettavissa olevia, rahaksi muutettavissa ja kuluja suurempia.  Hyödytöntä projektia ei pidä toteuttaa – ei, vaikka budjetissa olisi ylimääräistä rahaa.

Miksi esiselvittää?

Ennen projektia on tapana tehdä esiselvitys. Joskus esiselvitys tehdään, koska niin on ollut aina tapana tehdä. Joskus esiselvitys tehdään osana kilpailutusta, jolloin esiselvitys on osa kilpailutusdokumentaation tekemistä. Joskus esiselvitys tehdään, koska budjetissa on rahaa ja se on syytä käyttää – selvitetään siis onko rahan käyttäminen johonkin tarkoitukseen mahdollista teknisesti, osaamisen suhteen ja monelta muulta kannalta.

Kaikki nämä näkökannat ovat tärkeitä. Onhan ennen projektia tiedettävä

  • mitä on tarkoitus saada aikaan,
  • miten se on tarkoitus saada aikaan,
  • kuka sen tekisi ja
  • paljonko asian tekeminen maksaisi. 

Nämä tiedot eivät kuitenkaan vielä riitä. Yksi olennainen asia jää puuttumaan. Jokaisen projektin tarkoituksena on nimittäin luoda jotain hyötyä jollekulle. Projekti on perusteltavissa, jos siitä saadut hyödyt ovat suuremmat kuin projektin kulut. Mikäli kulut lopulta osoittautuvat suuremmiksi kuin hyödyt, on projekti epäonnistunut vaikka se olisi pystytty toteuttamaan aikataulussa ja jopa budjetoitua halvemmalla. Epäonnistuneeseen projektiin käytetyt voimavarat olisi pitänyt käyttää johonkin hyödylliseen.

Esiselvityksen tärkein tehtävä on varmistaa, että projektista saatavat hyödyt ovat todellisia, toteutettavissa olevia, rahaksi muutettavissa ja kuluja suurempia.  Tämän selvittämiseksi on toki syytä tutkia toteutusteknologioita, käytössä olevien henkilöiden osaamista, markkinoilta saatavissa olevia valmisjärjestelmiä ja montaa muuta seikkaa. Todellista merkitystä on kuitenkin ainoastaan hyödyillä. Hyödytöntä projektia ei pidä toteuttaa – ei, vaikka budjetissa olisi ylimääräistä rahaa.

Mitä hyödyt ovat?

ICT-projekti, kuten mikä tahansa projekti, voi auttaa organisaatiota (yritystä, ministeriötä, tms.) tekemään nykyiset tehtävät paremmin, tekemään uusia asioita tai välttämään joidenkin asioiden tekemisen kokonaan. Osaa hyödyistä voi mitata suoraan rahana (esimerkiksi tarvittavien raaka-aineiden määrän vähenemisenä), osan jonain muuna mitattavana suureena (esimerkiksi säästyneenä työaikana) ja osan voi havaita, muttei mitata tarkasti (esimerkiksi parantuneena maineena tai muuna vaikeammin rahaksi muutettavana suureena). Kaikki nämä hyödyt ovat hyviä perusteita projektin toteuttamiselle, joskin pelkästään maineen parantumisella perustellut projektit osoittautuvat myöhemmin vain vähän hyötyä luoviksi.

Hyötyjen suunnitteleminen ja arvioiminen on hankalaa

Hyötyjen arvioiminen tarkasti ja realististisesti on vaikeaa. Tutkimusten – ja yleisen projektikokemuksen – mukaan hyödyt usein yliarvioidaan. Tämä on inhimillistä, onhan onnistumisen ennustaminen kivempaa kuin epäonnistumisen. Esiselvityksen tekijä saattaa olla myös projektin toteuttaja – silloin on vaikeata sanoa, ettei projektista olisi hyötyä. Säästyneen työajan käyttäminen tuottavasti saattaa osoittautua paljon hankalammaksi toteuttaa kuin esiselvityksessä on arvioitu. Toisinaan näet säästynyt työaika pitäisi realisoida hyötynä irtisanomalla henkilöstöä. Mikäli tämä on tarkoitus, on irtisanomista sovittava jo esiselvityksen aikana ja ne on toteutettava ajallaan. Tätä tapahtuu hyvin harvoin.

Hyötyjen tarkkaa arviointia ja suunnittelua vaikeuttaa myös se, että esiselvitystä tekemässä harvoin ovat henkilöt, joille projektista olisi hyötyä ja joiden pitäisi toteuttaa prosessi- ja henkilöstömuutokset, joiden avulla projektin hyödyt saadaan aikaiseksi. Esiselvitystä ja hyötyjen suunnittelua ei voi tehdä vain tietohallinnon ja konsulttien voimin, vaan mukaan on otettava laaja joukko uuden järjestelmän käyttäjiä.

Tarkistuslista: kannattaako projekti toteuttaa esiselvityksen perusteella?

Esiselvityksessä on siis pystyttävä arvioimaan projektin hyödyt mahdollisimman tarkkaan. On myös luotava – yhdessä hyödyn toteuttajien ja saajien kanssa – tarkka suunnitelma hyötyjen toteuttamisesta projektin aikana ja erityisesti projektin valmistuttua. Projektin hyödyt toteutuvat vähitellen uuden järjestelmän ja uusien toimintatapojen myötä. Hyötyjen toteutumista on seurattava koko projektin ajan ja verrattava toteutumaa esiselvityksessä suunniteltuun. Mikäli hyödyt eivät projektin aikana toteudu suunnitellusti, on harkittava projektin keskeyttämistä. Rajalliset resurssit on syytä siirtää hyödyttömästä tekemisestä hyödylliseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Esiselvityksen hyötysuunnitelman tarkistamiseen voi käyttää esimerkiksi seuraavaa tarkistuslistaa. Mitä vähemmän listalla on kyllä-vastauksia, sitä epävarmemmalla pohjalla projektin kannattavuus on.  

#KysymysKyllä/Ei/Osittain
1.
Ovatko kaikki hyötyjen saamiseksi vaadittavat kustannukset
tiedossa - myös käyttäjien prosessimuutokset,
henkilöstöjärjestelyt, koulutukset ja vaikkapa toimitilamuutokset?
2.Ovatko käyttäjät ja heidän esimiehensä sitoutuneet yksimielisesti
uuden järjestelmän käyttöönottoon ja sen vaatimiin muutoksiin
toiminnassa?
3.Ovatko kaikki hyödyt selkeästi ilmaistut säästettynä rahana, kasvaneena
liikevaihtona, pienentyneenä riskinä tai jonkin
strategisen tavoitteen määrällisenä täyttymisenä?
4.Liittyvätko hyödyt todellakin hankkeen päätarkoitukseen vai
syntyvätkö ne hankkeesta riippumatta?
5.Onko hyödyistä sovittu hyötyjen saajien kanssa ja ovatko
hyödyt mukana budjeteissa, henkilöstövähennyksissä,
strategioissa ja henkilökohtaisissa tavoitteissa, ja onko
mahdollisiin YT-neuvotteluihin varauduttu?
6.Käykö liiketoimintasuunnitelmasta selvästi ilmi, että aiempien
projektien kokemukset on otettu huomioon?
7.Onko väitettyjen tehokkuusparannusten toteutumismekanismi
selvä: esim. pienempi budjetti, vähemmän työntekijöitä,
säästyneen työajan käyttö johonkin tuottavaan?
8.Onko varmaa, ettei hyötyjä ole liioiteltu? Onko hyötyjä verrattu
edellisten projektien ja hankkeiden toteutumiin?
9.Onko olemassa kirjallinen suunnitelma, josta käy ilmi miten
hyödyt toteutuvat, kuka on vastuussa toteutumisesta, milloin
hyödyt toteutuvat ja miltä maailma näyttää hyötyjen
toteutumisen jälkeen?
10.Onko liiketoimintasuunnitelmassa otettu huomioon hyötyjen
hallinnointiin, seuraamiseen ja raportointiin liittyvät
kustannukset?
Bonus 1Onko mahdollista, että esiselvityksen perusteella päätetään
olla ryhtymättä projektiin? Jos ei, mitä merkitystä
esiselvityksellä on?
Bonus 2Ovatko hyödyt selkeästi kustannuksia suuremmat?
Bonus 3Onko projekti paras tapa suunniteltujen hyötyjen
toteuttamiseen? Onko olemassa muita tapoja?

Tämän artikkelin on kirjoittanut Matti Kinnunen ja sitä ovat sittemmin muokanneet muut Codenton työntekijät.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *