Lea Laakso: Päiväkirurgian jonoista kulttuurimuutokseen



Lea Laakso Lean day 2016:ssa.

Julkishallinnossa onnistutaan lean-menetelmien käytössä. Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä eli Carea on reilun puolen vuoden mittaisessa toimintatavan kehitysprojektissaan saavuttanut todellisen kulttuurimuutoksen kehittämispäällikkö Lea Laakson johdolla. Projektissa resurssipainoitteista toimintatapaa on muutettu potilaan näkökulman huomioivaksi asiakasprosessiksi. Projekti on etenemässä lähikuukausina jalkauttamisvaiheeseen, joten haasteita on vielä edessä.

Passiivisesta jonotuksesta aktiiviseen leikkaukseen valmistautumiseen

Projektin alkaessa lähtötilanne oli, että potilaan oletettiin tyytyvän passiiviseen jonottamiseen. Moni potilas kuitenkin kuormitti sairaalaa turhaan toistuvilla tiedusteluilla, kun leikkausaikaa ei ollut tiedossa. Tavoitteena projektille oli hoitoon pääsyn parantaminen, jonotusaikojen lyhentäminen ja myös jonotusajan hyödyntäminen. “Haluamme aktivoida potilasta laadukkaalla hoitoprosessilla,” Lea kertoo.

“Passiivisesta jonottamisesta siirrytään aktiiviseen odotusaikaan.”

“Potilasta ohjeistetaan käyttämään odotusaika hyväkseen; hän voi parantaa omaa peruskuntoaan ja esimerkiksi lopettaa, tai ainakin vähentää tupakan- ja alkoholinkäyttöä,” Lea jatkaa.

Potilas tietää, missä mennään

Vallitsevaan toimintatapaan kuuluu, että potilas joutuu odottamaan leikkausaikaa epätietoisena. Uuden toimintamallin myötä potilas saa heti poliklinikkakäynnin ja leikkauspäätöksen yhteydessä tietää leikkausajan. Sekä potilas että lääkäri sitoutuvat yhdessä leikkaushoitoon. Potilaalle jää aikaa leikkaukseen valmistautumiseen ja asiakaskokemus paranee. “Potilaan ei enää tarvitse kysellä, että milloin se leikkaus on, vaan hän tietää sen alusta asti. Näin hän on motivoitunut ja orientoitunut leikkaukseen valmistautumiseen,” Lea sanoo.

Muutokseen työpajatyöskentelyllä

Carean toimintatavan muutosta tehdään käytännönläheisesti henkilökunnan perustyön ohella. Projektiryhmän jäsenet irrottautuvat normaalista työstään muutamaksi tunniksi kerrallaan työpajaan. “Meillä on tätä varten projektiryhmä, jossa on kaikki tarvittavat osaamiset edustettuina,” Lea valottaa. Projektiryhmään kuuluu mm. kirurgisesta toiminnasta vastaavat ylilääkärit, leikkaavia lääkäreitä, yksiköiden esimiehiä,  sairaanhoitaja, sihteereitä ja muita asiantuntijoita. “Me ollaan lähdetty liikkeelle ihan perusasioiden määrittelystä – siitä, että miksi täällä jonotetaan ja miltä toiminta näyttää kokonaisuutena,” Lea kuvailee. “Näitä on käyty työpajoissa moniammatillisesti läpi. Kaksi erillistä siiloa – polikliininen ja päiväkirurginen – on yhdistetty ja prosessia työstetty.”

Kilpailukykyä asiakaskokemuksella

Projektin tavoitteena on myös parantaa Carean kilpailukykyä ja houkuttavuutta leikkaushoidon tarjoajana. Nykyäänhän potilas saa itse valita, mistä hoidon hakee. “Ja me olemme sitten julkisena toimijana tässä kilpailussa mukana,” Lea toteaa. Projektiryhmässä on vahva pyrkimys hyvän asiakaskokemuksen luomiseen. “Tiedostamme kilpailutilanteen ja meillä on tahtotila tehdä paitsi hyvä asiakaskokemus, myöskin toimia kilpailukykyisenä palveluntuottajana.”

“Kääntämällä resurssioptimoidun prosessin asiakasprosessiksi tuotamme lisää arvoa asiakkaalle.”

Haasteilta ei voi välttyä

Missään projektissa tuskin voi välttyä haasteilta täysin, ja Careankin projektissa niitä on ollut.

“Me ollaan tehty iso työ siinä, että emme enää katso prosessia resurssien, vaan asiakkaan näkökulmasta. Tämä oli se isoin jumppa.”

“Prosessityöstämisellä pääsimme ymmärrykseen ryhmänä varsin hyvin,” Lea kertoo. Kenties suurin haaste on vasta tulossa; projektin aikana suunniteltu toimintatavan muutos on niin iso, että se vaatii allokoinnin laittamista aivan uuteen kuosiin. “Jalkautumishaasteet ovat meillä vielä edessä, mutta meillä on kaikki tarvittava kasassa,” Lea hymyilee.

Lean terveiset: rohkeutta ja sisukkuutta muutokseen

Carean muutosprojekti on rohkaiseva esimerkki siitä, että muutos on mahdollista ja kannattavaa myös julkishallinnossa. Millaiset terveiset Lea haluaa antaa muille julkisille organisaatioille? “Liikahtakaa. Me olemme matkan alkupäässä. Vielä emme paukuttele henkseleitä, että olemme  onnistuneet – mutta olemme lähteneet systemaattisesti ja onnistuneesti viemään projektia eteenpäin,” Lea sanoo.

Lea haluaa rohkaista muitakin toiminnallisen muutoksen tekemiseen pienin, järjestelmällisin askelin.  “Toimintakulttuurimuutos ottaa aikaa ja vaatii  ensinnäkin yhteisen ymmärryksen ja tahtotilan, vahvan sitoutumisen ja vahvan johdon,” Lea kuvailee. “Mutta näitä varmasti löytyy.”

“Rohkeutta ja sisukkuutta! Isot muutokset eivät tapahdu hetkessä, mutta siitä huolimatta kannattaa edetä.”

***

Lea Laakso

Lea Laakso oli yksi Lean day 2016 -vertaisoppimispäivän sparraajista. Lea on Carean kehittämispäällikkö Kymenlaakson keskussairaalassa. Hän on terveydenhuollon maisteri ja hänellä on LSS Black Belt. Lea on luonut uraa vuodesta 1982 alkaen sairaanhoitajana, terveydenhoitajana, opettajana, ylihoitajana, vs. terveysjohtajana sekä kehittämispäällikkönä.

Voit katsoa Lean puheenvuoron diat tässä:


Näkökulmia leaniin

Tämä kirjoitus on ensimmäinen osa sarjaa, jossa käydään läpi Codenton Lean day 2016:sta puheenvuoroissa jaetut kokemukset, vinkit ja työkalut. Seuraavat osat voit lukea täällä:
Tuomas Kytömaa: Radikaali ketteryys Zalandolla
Marko Taipale: Miten leanillä saa aikaan tuloksia?

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *