Kokoustaa vai eikö – siinäpä pulma

Suomen hallitus on yhdessä työntekijä- ja työnantajajärjestöjen kanssa ryhtynyt päättäväisesti parantamaan maamme teollisuuden ja palvelutuotannon tuottavuutta ja  kilpailukykyä. Hallitus on saanut aikaan kilpailukykysopimuksen, joka pidentää työaikaa. Pidemmän työajan hallitus toivoo nostavan tuottavuutta.

Voisiko asiaa lähestyä toisin? Voisiko nykyistä työaikaa käyttää tuottavammin? Voisiko suuremman osan työajasta käyttää arvon tuottamiseen asiakkaille? Pohditaanpas.

Mihin aika kuluu?

Olen osallistunut ja seurannut työelämää 1980-luvun lopulta lähtien. Tänä aikana on tapahtunut paljon muutoksia: sähköposti tuli ja osin jo meni, internet toi kaiken tiedon välittömästi käytettäväksi wikipedioineen ja hakukoneineen, erilaiset yhteistyöalustat kehittyivät Lotus Notesin team roomeista erilaisten Intranetien kautta käytettäviin yhteiskirjoitusalustoihin. Puhelimet siirtyivät pöydiltä taskuihin ja internet seurasi perässä.

Välineet ovat muuttuneet, mutta kokoukset ovat ja pysyvät. Työssäni konsulttina olen huomannut, että täysin riippumatta välineistä ja tietotekniikan kehityksestä, ihmiset näyttävät viettävän merkittävän osan työajastaan kokouksissa. Osaa kokouksista ihmiset tuntuvat pitävän tarpeellisina, osaa eivät.

Voisiko kokousten vähentäminen ja lyhentäminen tuoda vähintäänkin saman verran lisää työaikaa arvon tuottamiseen asiakkaille kuin hallituksen aikaansaama työajan pidentäminen?

Vastaus on joko kyllä tai ei. Vastaus riippuu siitä, ovatko kokoukset hyödyllisiä ja sopivan pituisia. Onneksi tämä asia on helppoa selvittää tietotekniikkaa käyttämällä.

Kokousmittari

Kokouksiin pätevät samat kriteerit kuin kaikkeen muuhunkin työntekoon.

  1. Mitä suurempi osa kokouksesta tuottaa arvoa asiakkaalle, sitä parempi.
  2. Mitä nopeammin kokous on ohi, sen parempi

Nämä asiat ovat helposti mitattavissa. Jokaisessa organisaatiossa on kalenterijärjestelmä, Suomessa useimmiten MS Outlook, jonka avulla kokouksen koollekutsuja varaa kokoustilat ja kutsuu tarpeelliseksi katsomansa henkilöt kokoukseen. Näin ollen tiedämme, keitä missäkin kokouksessa on.

Rakentakaamme järjestelmä, joka lähettää satunnaiselle otannalle kokouksen osallistujista kyselyn kokouksen jälkeen. Kyselyssä on kaksi kysymystä.

  1. Koitko kokouksen hyödylliseksi itsesi kannalta?
  2. Kuinka suuren osan ajastasi kokouksessa tuotit arvoa asiakkaalle?

Kokouksen osallistujat vastaavat näihin kysymyksiin. Vastaaminen kestää hyvin tehdyllä käyttöliittymällä 15 sekuntia. Järjestelmä koostaa vastausten keskiarvot ja julkaisee ne organisaation intranetissä tai ruokalan seinällä olevalla suurella näytöllä osastokohtaisesti.

Kaikki näkevät oman osastonsa kokousten saamat arvosanat ja voivat verrata niitä muiden osastojen saamiin arvosanoihin. Huonojen arvosanojen saaminen toistuvasti on noloa, joten väistämättä kokousten laatu alkaa parantua. Kun jokin osasto keksii tavan nostaa arvosanojaan, muut kiinnostuvat ja kopioivat parhaat käytännöt.

Uskon, että kokouksia parantamalla on mahdollista lisätä teollisuutemme ja palveluidemme tuottavuutta ja kilpailukykyä paljon enemmän kuin työajan pidennyksellä.

***
Kuva: Flickr Creative Commons, Ivan.

Tämän artikkelin on kirjoittanut Matti Kinnunen ja sitä ovat sittemmin muokanneet muut Codenton työntekijät.