Portfolio visualizer: projekti opiskelijan näkökulmasta

Portfolio visualizer -projektiryhmäläisiä työssään. Etualalla Miili, Kaarlo ja Castor, takana Niklas.

Tausta: Aalto-yliopiston Scrum-projektikurssi

Aalto-yliopiston tutkintorakenteeseen kuuluu lähes koko vuoden kestävä projektikurssi, jonka aikana opiskelijaryhmät toteuttavat yritykselle asiakasprojektin. Projektiaiheille ei ole tarkkoja rajoituksia, mutta projektien on oltava haastavuudeltaan sekä laajuudeltaan opiskelijatyöksi sopivia ja kehitykseen tulee käyttää Scrumia. Tiimien ja asiakkaiden yhdistäminen tapahtuu yritysten kirjoittamien kuvausten perusteella, joiden pohjalta tiimit hakevat mielenkiintoisia projekteja. Yritykset tekevät hakemusten ja lyhyen tapaamisen perusteella lopullisen päätöksen siitä, mikä tiimi heidän projektiaan lähtee toteuttamaan. Koulun puolesta koostettu projektitiimimme koostui kahdeksasta ohjelmistokehittäjästä sekä Scrum-masterista.

Aiheena datan visualisointi

Codenton tarjoama projektiaihe kiinnitti ryhmämme huomion, koska datan visualisointi kiinnosti useampaakin ryhmäläistä. Lisäksi monesta muusta projektiaiheesta poiketen se ei sisältänyt tiukkoja teknisiä esitietovaatimuksia ja jätti enemmän liikkumatilaa kuin monet muut tarjotut aiheet. Vaikka ryhmä koostui pääasiassa toisilleen ennakkoon tuntemattomista ihmisistä, olimme yllättävän yksimielisiä siitä, että tämä olisi projektiaiheista meidän ykkösvaihtoehtomme. Projektien lopullisessa valintatilaisuudessa vahvistui tunne siitä, että Codenton Portfolio visualizer-projekti olisi meille hyvä vaihtoehto. Olimme erittäin iloisia siitä, että valinta kohdistui hakijoiden joukosta meihin.

Codentolta tilat ja asiantuntijoiden apua

Codento tarjosi meille tilat ja monipuolisesti eri osaamisalueiden asiantuntijoita käyttöön projektin ajaksi. Käytännössä työmme rytmittyi viikottaisten, Codenton toimistolla pidettävien yhteiskokoontumisten sekä niiden välillä koululla omaan tahtiin etenevän varsinaiseen koodaamisen vuorotteluksi. Useimmiten saavuimme Codentolle alkuiltapäivästä, pidimme Scrumiin liittyvät tapaamiset ja virallinen tuoteomistaja sekä muut projektin kanssa tiiviisti yhteydessä olevat asiantuntijat olivat käytössämme muutaman tunnin. Monesti työstimme ryhmän kanssa yhteisiä asioita virallisten kokoontumisten päättymisestä siihen asti, että Codentolaiset alkoivat itsekin lopetella työpäiväänsä.

Haasteena uusien työkalujen omaksuminen

Heti alussa kävi ilmi, että projekti on aika monelta aspektilta erilainen kuin kuvauksen perusteella olimme kuvitelleet. Suoria esitietovaatimuksia käytetyistä teknologioista ei osaamisen osalta ollut, mutta niiden valinnasta oli kuitenkin olemassa selkeät linjaukset. Lähtötilanne, jossa käytännössä kukaan ryhmästämme ei ollut tehnyt juurikaan mitään valituilla työkaluilla toi omat haasteensa etenkin projektin ensimmäisille sprinteille.

Projektiryhmältä kehitysehdotukset tuoteomistajalle

Toinen, mutta enemmän etukäteen tiedossa ollut haaste liittyi projektin varsinaiseen aiheeseen ja ohjelmiston kehityssuuntaan liittyviin päätöksiin. Codentolla ei ollut erityisen  yksityiskohtaista visiota Portfolio visualizerin ominaisuuksista, enemmänkin ainoastaan idea siitä, että konseptia voisi toteuttaa paremminkin. Saimme alusta alkaen ohjelman aiotun käyttötarkoituksen raameissa vapaat kädet tehdä ehdotuksia, joista tuoteomistaja valitsi kehitykseen lähtevät ominaisuudet. Haastavaa tässä oli se, että meillä ei tuoreena tiiminä ollut kovin selkeää käsitystä omasta osaamisprofiilistamme sekä se, että projektinhallinta yrityskontekstissa oli meille aiheena melko vieras.

Lopputuloksena onnistunut projekti

Tekemämme projekti oli huomattavasti suurempi ja moniulotteisempi kokonaisuus, kuin olimme esittelytekstin perusteella kuvitelleet. Tämän huomioiden on suuri onnistuminen, että projektin loppuessa olimme saaneet valmiiksi kaiken, mitä työn alle oli otettu. Vahvana tekijänä onnistumisen takana oli Codenton ymmärrys siitä, että kyseessä oli opiskelijaprojekti. Codento myös panosti tarvitsemaamme tukeen läpi koko hankkeen.

Codento pysyi asiakkaan roolissa

Jälkikäteen ajatellen erityisesti ohjelmistopuolen osaajia olisi voinut hyödyntää rohkeammin, mutta luontevaa kysymistä asioista vaikeutti se, että varsinainen koodaaminen tapahtui muualla kuin Codentolla ja usein virallisten työaikojen ulkopuolella. Toisaalta tuoteomistaja sekä kaksi muuta asiantuntijaa olivat ennakkoon luvattua enemmän mukana projektin toteutuksessa ja valmiita vastaamaan kysymyksiin sekä selvittämään projektiin liittyviä ongelmia myös viikoittaisten tapaamisten ulkopuolella. Codento pysyi myös asiakkaan roolissa hienosti. Koko ryhmämme oli yllättynyt loppuarviotapaamisen aikana tulleesta huomattavan positiivisesta palautteesta, sillä itse kurssin aikana kehuja oli jaettu maltillisemmin. Oikeissakaan ohjelmistoprojekteissa asiakas tuskin olisi viikoittaisissa tapaamisissa ylitsevuotavan innoissaan siitä, että pyydetyt ominaisuudet on toteutettu niin kuin pitääkin.

…ja antoi mahdollisuuden oppia uutta

Kaiken kaikkiaan  Codento antoi asiakkaana ryhmällemme mahdollisuuden oppia paljon leanistä ohjelmistokehityksestä, siihen liittyvistä haasteista ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Käyttöön tarjotut tilat ja resurssit tukivat ryhmämme hioutumista tiimiksi, jolla oli realistiset mahdollisuudet saavuttaa selkeä yhteinen päämäärä. Koko projektiryhmälle jäi projektista käteen uuden, konkreettisen ohjelmointiosaamisen lisäksi vahvempi luottamus omaan kykyyn omaksua uusia teknologioita, alustoja sekä kieliä.

Miten hallita portfoliota paremmin?

Portfolio visualizer -ohjelman avulla riippuvuudet eri projektien välillä on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä.

Suurissa organisaatioissa on käynnissä useita projekteja samanaikaisesti. Jokaisella projektilla on omat tavoitteensa, tekijänsä, budjettinsa, tuloksensa ja statustietonsa. Osa projektien tekijöistä ja tekemiseen tarvittavista resursseista on yhteisiä. Projektit taistelevat vähintäänkin samoista rahoista ja johdon huomiosta.

Tilanne tarkistettava maailman muuttuessa

Kun organisaation tai organisaatiota ympäröivän maailman tilanne muuttuu, on usein tarpeen selvittää ovatko kaikki projektit yhä tarpeellisia ja onko jokaisen projektin arvolupaus yhä voimassa. Joskus organisaation käytettävissä olevat rahat vähenevät, minkä vuoksi on päätettävä, mitkä projektit on mahdollista lopettaa tai mitä projekteja on mahdollista lykätä. Joskus joku avainhenkilö lopettaa työnteon, ja se pakottaa puntaroimaan organisaation projekteja uudestaan.

Portfolion hallinta edellyttää vertailua ja kokonaisuuden ymmärrystä

Projektien välisten riippuvuuksien ja projektikokonaisuuden hallintaa on tapana kutsua portfolion hallinnaksi (portfolio management). Portfolio on siis joukko projekteja, joilla on jotain yhteistä. Yleisimmin yhdistävä tekijä on omistava organisaatio. Hallinta tarkoittaa portfolion muodostamien projektien yhteistä johtamista eli niiden aloittamista, lopettamista ja erilaisten resurssien varaamista yksittäisille projekteille.

Portfolion hallinta edellyttää siis lukuisten projektien vertailua ja kokonaisuuden ymmärtämistä. Yleensä tätä on tapana tehdä laatimalla projekteista jonkinlainen taulukko, jota tutkimalla sitten päätetään mitä projekteille on tarpeen tehdä. Taulukko ei kuitenkaan ole kovin hyvä suuren projektimäärän ominaisuuksien ja riippuvuuksien tarkasteluun: ihmisen havaintokyky ei sovellu taulukoiden tekstin analysointiin.

Visualisoitu data on helpompi ymmärtää

Jotta taulukoidusta tiedosta voisi tehdä perusteltuja johtopäätöksiä, on taulukon sisältämä tieto visualisoitava. Visualisoinnin on myös syytä olla dynaamista – eli taulukon rakenteeseen sopeutuvaa – ja interaktiiivista – eli vaikkapa ajan myötä muuttuvaa.

Portfolio visualizer tukee päätöksentekoa

Aalto-yliopiston opiskelijoiden Codenton kanssa toteuttama Portfolio visualizer on uusi tapa tutkia projektiportfoliota ja tehdä päätöksiä. Opiskelijaprojektissa toteutettu versio osoittaa, että portfolionhallintaa on mahdollista tehdä visuaalisestikin.

Avoimen lähdekoodin toteutus

Portfolio visualizer toteutettiin alusta asti avoimena lähdekoodina käyttäen Django-frameworkkia. Ohjelmointikielinä toimivat luontevasti Python sekä JavaScript. Visualisoinnit on toteutettu käyttäen JavaScriptin D3.js -kirjastoa. Ohjelma toimii Amazonin pilvipalvelimella ja data on tallennettu PostgreSQL-tietokantaan.

Vähentää turhaa työtä

Portfolio Visualizer esittää projektidataa havainnollisessa muodossa ja vähentää turhaa työtä. Pelkän Excelin avulla vaikkapa eri projektien väliset riippuvuudet on hankala hahmottaa, mutta Portfolio visualizerissa ne näkee yhdellä silmäyksellä. Joissakin visualisaatioissa, kuten riippuvuuskartassa, esitettävä data on määritelty ennakkoon. Toisissa käyttäjä voi itse valita mitä tietoja vertailee. Ohjelman avulla on mahdollista seurata esimerkiksi toteutuneen budjetin suhdetta arvioituun budjettiin sekä havainnoida tätä projektissa käytettyjen työtuntien suhteen tietyn aikavälin yli.

Ajantasainen tilannekatsaus helposti

Ohjelma on konfiguroitavissa käyttäjän omalle datalle. Tietoja on myös mahdollista syöttää käyttöliittymän kautta. Esimerkiksi tuoreet tilannetiedot tai projektin työntekijämuutokset näkyvät visualisaatioissa heti muutoksen jälkeen. Kaikesta datasta kerätään historiatietoja, joten projektissa tapahtuneet muutokset voi havainnollistaa vaivattomasti. Käyttäjänhallinta mahdollistaa erilaisia näkymiä dataan ja siitä tehtyihin visualisaatioihin. Projektivastaava voi esimerkiksi rakentaa muutaman valmiin visualisaation tilannekatsausta varten ja jakaa valitsemansa tiedot niistä kiinnostuneille tahoille.

Projektin kehitystyö on vielä kesken. Codentolle kesätöihin palkatut Miili Halkka ja Castor Köhler viimeistelevät sitä parhaillaan yhteistyössä muiden Codenton ammattilaisten kanssa. Seuraavassa blogauksessa Miili kertoo projektista opiskelijan näkökulmasta.

Tämän artikkelin on kirjoittanut Matti Kinnunen  ja sitä ovat sittemmin muokanneet muut Codenton työntekijät.

Selvitys: Lean-menetelmillä parempaa kilpailukykyä muutoksessa

Codento selvitti lean-menetelmien käyttöä suomalaisissa organisaatioissa vuonna 2016. Tänä vuonna teimme saman selvityksen uudestaan nähdäksemme, miten lean-maailma nyt makaa ja miten tilanne on muuttunut sitten viime kevään. Lataa Lean-menetelmät Suomessa 2017 -raportti maksutta!

Lähes puolet vastaajaorganisaatioista kertoi toiminnan tehostuneen lean-menetelmien avulla: 47 % koki priorisoinnin parantuneen ja 48 % tehokkuuden lisääntyneen. Lähes puolet vastaajaorganisaatioista oli onnistunut parantamaan myös asiakastyytyväisyyttä. Selvityksen kiinnostava löydös oli se, että laajalti lean-menetelmiä käyttävillä organisaatioilla asiakkaan ja arvoketjun ymmärrys lisääntyi. Tämä toi lisää kilpailukykyä.

Arvoketjujen ymmärrys on avain tulevien asiakkaiden nopeassa onnellistamisessa

Lean-organisaatiot ilmoittivat ymmärtävänsä arvoketjut ja toimintaympäristönsä verrokkeja paremmin. Arvoketjun ymmärrys tarkoittaa paitsi mahdollisuutta optimoida kuluja, myös sitä että asiakas on huomattavasti helpompi ymmärtää. Arvoketjujen ymmärtämisestä seuraa suoraan myös kyky havaita toimintaympäristön muutokset nopeasti – ja jopa ennustaa niitä. Tämä tarkoittaa mm. sitä että organisaatiot pystyvät luomaan asiakkailleen arvoa kilpailijoita nopeammin.

Johtajuutta kaivattiin lisää – ja aiheesta

Jos lean nähdään suppeana yhden alueen optimointityökaluna, saadaan toki tehoja kyseisestä alueesta, mutta voidaan olla auttamattomasti myöhässä, kun toimintaympäristö muuttuu. Johtajuuden rooli on paitsi voimaannuttaa organisaatio itsenäiseen lean-menetelmien käyttämiseen jatkuvasti ja organisaation laajuisesti, varmistaa myös että kokonaiskuva säilyy ja toimintaympäristön ymmärtäminen kääntyy visioksi ja tavoitetilaksi asiakkaalle tehokkaasti tuotettavalle lisäarvolle.

Lean oli voittaja talouskasvun saralla

Yli puolet vastaajista kertoi talouskunnon olevan parempi kuin 5 vuotta sitten: tässä oli kasvua 6 prosenttiyksikköä viime vuodesta. Häviäjissä vallitsevana olivat leaniä käyttämättömät organisaatiot. Lean-organisaatioiden osuus parempaa tuloskuntoa raportoineista kasvoi suhteessa viime vuoteen nopeammin kuin verrokkien. Tämä ei ole yllättävää, sillä talouden piristyessäkin lean-menetelmin toimivat pystyvät reagoimaan muutokseen nopeasti.

Kokemukset leanistä pääosin myönteisiä

Kaikista annetuista vastauksista sekä tänä että viime vuonna noin 80 % oli positiivisia. Positiiviset kokemukset leanistä lisääntyivät pidemmässä käytössä; mitä pidempään lean-menetelmiä oli käytetty, sitä enemmän positiivisia vaikutuksia havaittiin.

Käyttökohteiden kärjessä ohjelmisto- ja kehitysprojektit

Lean-menetelmiä käytetään laajimmin erilaisiin ohjelmistoprojekteihin:

  • ohjelmistoprojektin suunnitteluvaihe (47 %)
  • ohjelmistoprojektin toteutusvaihe (57 %)
  • ohjelmistoprojektin jatkokehitys ja ylläopito (53 %)

Leanien menetelmien käyttö organisaatioissa on lisääntynyt hienoisesti: tänä vuonna organisaatioilla oli käytössään keskimäärin 3,9 menetelmää, kun taas viime vuoden vastaava luku on 3,4.

Suosikkina edelleen Scrum

Suosituin lean-menetelmä oli tänäkin vuonna Scrum, jota käytti 58 % vastaajaorganisaatioista. Kakkossijalla komeilee Kanban 54 % osuudella. Molemmat suosikkimenetelmät olivat käytössä 40 % organisaatioista.

Kyselyyn vastaajat

Lean-selvitykseen osallistui yli 90 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista sekä julkiselta että yksityiseltä sektorilta. Selvityksen vastaajista ylivoimaisesti suurin osa oli johtavassa asemassa tai erilaisia asiantuntijoita. IT-ala oli tänäkin vuonna vahvasti edustettuna; kolmasosa vastaajista työskenteli tietotekniikan parissa. Saimme kuitenkin vastauksia myös mm. terveydenhoitoalan työntekijöiltä sekä yrittäjiltä.

Lisätietoja antaa

Petri Aukia
toimitusjohtaja, Codento Oy
petri.aukia@codento.com
+358 400 438610
Twitter @aukia

Voit myös ottaa yhteyttä minuun:

Miika Kuha
lean-konsultti ja yksi selvityksen tekijöistä, Codento Oy
miika.kuha@codento.com
+358 40 552 4552
Twitter @kuha