Miten hallita portfoliota paremmin?



Portfolio visualizer -ohjelman avulla riippuvuudet eri projektien välillä on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä.

Suurissa organisaatioissa on käynnissä useita projekteja samanaikaisesti. Jokaisella projektilla on omat tavoitteensa, tekijänsä, budjettinsa, tuloksensa ja statustietonsa. Osa projektien tekijöistä ja tekemiseen tarvittavista resursseista on yhteisiä. Projektit taistelevat vähintäänkin samoista rahoista ja johdon huomiosta.

Tilanne tarkistettava maailman muuttuessa

Kun organisaation tai organisaatiota ympäröivän maailman tilanne muuttuu, on usein tarpeen selvittää ovatko kaikki projektit yhä tarpeellisia ja onko jokaisen projektin arvolupaus yhä voimassa. Joskus organisaation käytettävissä olevat rahat vähenevät, minkä vuoksi on päätettävä, mitkä projektit on mahdollista lopettaa tai mitä projekteja on mahdollista lykätä. Joskus joku avainhenkilö lopettaa työnteon, ja se pakottaa puntaroimaan organisaation projekteja uudestaan.

Portfolion hallinta edellyttää vertailua ja kokonaisuuden ymmärrystä

Projektien välisten riippuvuuksien ja projektikokonaisuuden hallintaa on tapana kutsua portfolion hallinnaksi (portfolio management). Portfolio on siis joukko projekteja, joilla on jotain yhteistä. Yleisimmin yhdistävä tekijä on omistava organisaatio. Hallinta tarkoittaa portfolion muodostamien projektien yhteistä johtamista eli niiden aloittamista, lopettamista ja erilaisten resurssien varaamista yksittäisille projekteille.

Portfolion hallinta edellyttää siis lukuisten projektien vertailua ja kokonaisuuden ymmärtämistä. Yleensä tätä on tapana tehdä laatimalla projekteista jonkinlainen taulukko, jota tutkimalla sitten päätetään mitä projekteille on tarpeen tehdä. Taulukko ei kuitenkaan ole kovin hyvä suuren projektimäärän ominaisuuksien ja riippuvuuksien tarkasteluun: ihmisen havaintokyky ei sovellu taulukoiden tekstin analysointiin.

Visualisoitu data on helpompi ymmärtää

Jotta taulukoidusta tiedosta voisi tehdä perusteltuja johtopäätöksiä, on taulukon sisältämä tieto visualisoitava. Visualisoinnin on myös syytä olla dynaamista – eli taulukon rakenteeseen sopeutuvaa – ja interaktiiivista – eli vaikkapa ajan myötä muuttuvaa.

Portfolio visualizer tukee päätöksentekoa

Aalto-yliopiston opiskelijoiden Codenton kanssa toteuttama Portfolio visualizer on uusi tapa tutkia projektiportfoliota ja tehdä päätöksiä. Opiskelijaprojektissa toteutettu versio osoittaa, että portfolionhallintaa on mahdollista tehdä visuaalisestikin.

Avoimen lähdekoodin toteutus

Portfolio visualizer toteutettiin alusta asti avoimena lähdekoodina käyttäen Django-frameworkkia. Ohjelmointikielinä toimivat luontevasti Python sekä JavaScript. Visualisoinnit on toteutettu käyttäen JavaScriptin D3.js -kirjastoa. Ohjelma toimii Amazonin pilvipalvelimella ja data on tallennettu PostgreSQL-tietokantaan.

Vähentää turhaa työtä

Portfolio Visualizer esittää projektidataa havainnollisessa muodossa ja vähentää turhaa työtä. Pelkän Excelin avulla vaikkapa eri projektien väliset riippuvuudet on hankala hahmottaa, mutta Portfolio visualizerissa ne näkee yhdellä silmäyksellä. Joissakin visualisaatioissa, kuten riippuvuuskartassa, esitettävä data on määritelty ennakkoon. Toisissa käyttäjä voi itse valita mitä tietoja vertailee. Ohjelman avulla on mahdollista seurata esimerkiksi toteutuneen budjetin suhdetta arvioituun budjettiin sekä havainnoida tätä projektissa käytettyjen työtuntien suhteen tietyn aikavälin yli.

Ajantasainen tilannekatsaus helposti

Ohjelma on konfiguroitavissa käyttäjän omalle datalle. Tietoja on myös mahdollista syöttää käyttöliittymän kautta. Esimerkiksi tuoreet tilannetiedot tai projektin työntekijämuutokset näkyvät visualisaatioissa heti muutoksen jälkeen. Kaikesta datasta kerätään historiatietoja, joten projektissa tapahtuneet muutokset voi havainnollistaa vaivattomasti. Käyttäjänhallinta mahdollistaa erilaisia näkymiä dataan ja siitä tehtyihin visualisaatioihin. Projektivastaava voi esimerkiksi rakentaa muutaman valmiin visualisaation tilannekatsausta varten ja jakaa valitsemansa tiedot niistä kiinnostuneille tahoille.

Projektin kehitystyö on vielä kesken. Codentolle kesätöihin palkatut Miili Halkka ja Castor Köhler viimeistelevät sitä parhaillaan yhteistyössä muiden Codenton ammattilaisten kanssa. Seuraavassa blogauksessa Miili kertoo projektista opiskelijan näkökulmasta.

Tämän artikkelin on kirjoittanut Matti Kinnunen  ja sitä ovat sittemmin muokanneet muut Codenton työntekijät.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *