Hankintalaki on tekosyy – 7 neuvoa päättäjälle

Hankintalaki - sika säkissä

Kun ostaa sian säkissä, se ei ole hankintalain vika – vaikka julkishallinnon puolella sen taakse helposti piiloudutaan. Turhan harva tietää, ettei hankintalaki estä tekemästä hyvää ostosta. Julkishallinnossa hankitaan jatkuvasti laajoja järjestelmiä kohtuukustannuksilla ja loistavalla laadulla.

Se mikä ei julkisella puolella onnistu, on jättihankkeen nopea läpivienti. Jonkun on pitänyt käynnistää hankinta jopa vuosia ennen kuin uutta järjestelmää tarvitaan, jottei projekti menisi mönkään.

Hankintalaki, huolellinen tarveanalyysi, kilpailutus ja hankkeen läpivienti vaativat julkisella sektorilla jokainen enemmän aikaa ja taitoa kuin vastaavan hankkeen läpivienti yksityisellä puolella.

Alla 7 neuvoani päättäjälle


1. Eriytä valmisteluvaihe.
Kaikkein vaikeinta tuntuu olevan se, että hankinnan ja määrittelyn pitää olla täysin erillään toisistaan. Ei riitä, että valitsee parhaan tuotteen tai palvelun tarjotuista, vaan valinnan kriteerit on pitänyt asettaa jo ennen hankinnan läpivientiä. Tilanne on joskus yhtä koominen, kuin aviopuolison lähettäminen hänelle vieraaseen kauppaan. Tarkimmatkaan ohjeet eivät riitä ja oivariinin ja ruokakerman sijaan kassista löytyy helposti pari senttiä halvempaa tarjousvoita ja kahvikermaa.

2. Kehitä osto-osaamista. Käytännössä hankintoja pitää tehdä jatkuvasti ja tarkasti, jotta hankintataidot kehittyvät ja säilyvät. Isojen hankintojen ammattilainen on kuin kirurgi, joka tarvitsee kokonaisen yliopistollisen sairaalan potilasmassan, jotta käsi pysyy vakaana. Monessa organisaatiossa ei yksinkertaisesti ole riittävästi isoja hankintoja ammattitaidon kehittämiseksi ja säilyttämiseksi.

3. Resursoi riittävällä tasolla. Jatkuvien hankintojen parhaille ammattilaisille on tarjolla töitä kosolti sekä julkisella että yksityisellä puolella. Haasteena on se, että vain harva julkisen puolen organisaatio on perustanut virkoja, joiden palkkaus vastaa työn vaativuutta. Vielä harvempi aloittaa työt riittävän aikaisin, jotta välttyisi paniikilta ja ‘veren maku suussa’ -vaiheilta.

4. Maalaa visio ja polku ymmärrettävästi. Hankinnasta on vaikeaa saada poliittinen päätös tilanteessa, jossa nykyinen ratkaisu tuntuu olevan vielä ihan käyttökelpoinen. Poliittinen päättäjä on harvoin toimialan ammattilainen ja sellaisten päätösten teko, joista ei ole näkyvää hyötyä nykyisellä vaalikaudella vaatii lujaa poliittista selkärankaa.

5. Aloita ajoissa. Kiusallisen vaikeaksi ajoissa hankinnan aloittamisen tekee valmistelevan työn näennäinen helppous…jonkun on tutustuttava toimittajiin, alalla tyypillisiin ratkaisuihin, sopimusmalleihin, käyttöönottojen vaikeuksiin ja sudenkuoppiin. Etäisen johtajan voi olla vaikea erottaa toisistaan lahjakasta markkinan ja omien tarpeiden selvittäjää messuilla käyvästä laiskottelijasta.

6. Valaise päätöksentekoa. Monessa virastossa on helpompi saada miljoonabudjetti hankkeelle, jonka luullaan olevan helppo, sillä sitä ei ole riittävästi tutkittu, kuin sellaiselle, jonka tunnetut vaikeudet ja sudenkuopat on selvitetty, dokumentoitu ja selätetty hyvällä hankintatavalla. Jälkimmäisessä joudutaan dokumentoimaan riskit, edellisessä päätös voidaan tehdä kuin riskejä ei olisikaan.

Tätä projektien fiksun hankinnan teemaa sanoittaa myös mainio Helsingin Sanomien juttu, lue ex-nokialaisen psykologin Ari-Pekka Skarpin haastattelu.

7. Suosi ketterää. Ari-Pekka Skarp ehdottaa pilkkomaan hankkeen ketterän metodologian mukaisesti ja niin ehdotamme mekin Codentossa. Kaupunki rakennetaan talo kerrallaan ja laaja systeemi niin, että jokaisen laajennuksen jälkeen on toimiva, entistä parempi systeemi. Lähes kaikki suuret tietojärjestelmien kertahankinnat voidaan palastella sarjaksi pienempiä ja samalla riskittömämpiä hankintoja.

Eikä tässä vielä kaikki, alla muutama nämä seitsemän neuvoa koostavaa vinkkiä, eräänlainen hankinnan litmustesti:

+1. Bonusneuvo “vendor-lock-in”. Monimutkaisten palvelujen hankinta on aina vaikeaa. Tee kaikkesi, että voit vaihtaa toimittajaa kesken hankkeen ilman suurempia kustannuksia tai myöhästymisiä. Tämä “jos et käyttäydy kunnolla, en leiki kanssasi” on parasta mitä julkisessa hankinnassa voi omalle toteutustiimille hankinnan aikana antaa.

+2. Bonusneuvo “nuukailu”. Jos pisteytyskriteerit jättävät hankintahinnalle suurimman painoarvon, et todennäköisesti ole ymmärtänyt, mitä kollegasi järjestelmällä aikovat tehdä. Jos painotat hankintahintaa samalla itseasiassa väheksyt hyötyjä ja tulet helposti valinneeksi järjestelmän, josta on vähiten hyötyä. Sekä hinnalla että laadulla on hankinnassa merkitystä, kallein ei välttämättä ole paras. Hankintahinnan painotus johtaa helposti siihen, että todellinen hankintakustannus on moninkertainen hankintahintaan nähden, koska minimisetti ei sittenkään riittänyt työnne tekemiseen.

Petri Aukia
Twitter @aukia

#hankintalaki #julkishallinto #osto-osaaminen #ketteryys #lean #johtaminen #länsimetro 

2 kommenttia artikkeliin ”Hankintalaki on tekosyy – 7 neuvoa päättäjälle

  1. Muuten varsin hyvä kirjoitus ja osuvia pointteja, mutta bonusneuvo +2 vesittää hyvin rakennatun vaikutelman julkisten järjestelmähankintojen ymmärryksestä. Laatupisteiden suuren painoarvon lobbaaminen lähtee järjestelmätoimittajien tarpeista, ei hankintayksikön.

    Lähtökohtaisesti laadullisiin vertailuperusteisiin tulisi suhtautua varovaisesti ja varauksella ja ottaa mukaan vain sellaisia laadullisia vertailuperusteita, joiden toteutumisen mukanaolosta ollaan aidosti valmiita ja halukkaita maksamaan lisää. Riskinä näissä on aina toimittajan katteen parantelu promisewaren avulla ilman aikomustakaan oikeasti lopulta näitä irtopisteominaisuuksia toteuttaa.

    Varsinainen laadunvarmistus ei laadullisten vertailuperusteiden kautta toteudu, vaan se on tehtävä pakollisten vaatimusten puolella. Laadulliset vertailuperusteet soveltuvatkin oikeasti hyvin vain ohjaamaan tuote-/toimittajavalintaa hinnaltaan ja ominaisuuksiltaan melko lähellä toisiaan olevien ratkaisujen kesken.

  2. Kiitos hyvästä kommentista.

    Tärkeimmästä taidamme olla samaa mieltä, eli siitä, että laatutavoitteen jättäminen markkinan huonoimman tasolle on useimmiten väärä veto, jos kyse on markkinasta, jossa keskinkertainen ei virkamieskäytössä ole laadukkaan tasolla.

    Keskivertoa parempaan laatuun voi hankinnassa päästä joko laatukriteerit siirtämällä pakollisiin vaatimuksiin tai sillä, että nostaa laadun painoarvoa hinta-laatuvertailussa. Olen aivan samaa mieltä siitä, että kaikki, mikä on välttämätöntä on syytä nostaa pakollisiin vaatimuksiin. Muuten voi tulla suru puseroon. Tästä voisi joskus tehdä erillisen blogipostauksen. Kiitos inspiraatiosta.

    Ohjelmisto- ja ohjelmistotiimihankinnoissa jää silti paljon laadullisia seikkoja, joista kannattaa maksaa, mutta joista yksikään ei ole pakollinen. Nämä on mielestäni parasta nostaa laatukriteereihin, jotta toimittajat, joilla on eri vahvuudet voivat kisata tasaveroisesti. Esimerkiksi toisella on tiimi, joka on tehnyt vuosia töitä yhdessä ja toisen eri puolilta haalitut kehittäjät ovat kokeneempia niissä työkaluissa, joita tällä kertaa on valittu käytettäväksi.

    Kiitos.
    /Petri

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *