Raportti: Lean-menetelmät Suomessa 2018

 

Lean-menetelmillä kehitetään organisaation toimintaa suuntaan, jossa työ tuottaa enemmän arvoa sekä asiakkaille että liiketoiminnalle. Niiden avulla keskitytään liiketoiminnan kannalta oleelliseen ja karsitaan turha työ. Leaniin kuuluu olennaisesti myös toiminnan jatkuva parantaminen. Soveltaakseen leania menestyksekkäästi organisaatiolla on oltava ymmärrys siitä, miten arvo sen toimintaympäristössä syntyy.

Tätä taustaa vasten selvitimme kolmatta kertaa suomalaisten organisaatioiden lean- ja ketterien menetelmien käytäntöjä. Saimme vastaukset yli 150 julkisen ja yksityisen organisaation edustajalta.

Esiin nousi monia kiinnostavia löydöksiä ja huomioita siitä, miten lean-ajattelu näkyy tietotyössä ja johtamisessa. Alla tiivistelmä tuloksista.

Lataa koko raportti täältä.

Lean-selvityksen tulostiivistelmä

Kanban nousi suosikiksi ohi Scrumin

Suosituin lean-menetelmä oli Kanban, jota käytti 48 % vastaajaorganisaatioista. Kakkospaikalla on viime vuoden ykkönen Scrum.

“Kanbanin suosion nousu saattaa tietty signaloida ketterien menetelmien voimakkaasta leviämisestä myös it:n ulkopuolelle. Se saattaa myös indikoida devopsin käytön lisääntymistä ja myös Scrum-tiimien maturoitumista ja pärjäämisestä keveämmällä rakenteella.”  

Käyttökohteiden kärjessä ohjelmistoprojektit, rinnalle kirivät muutosprojektit  

Päivittäin leaneja ja ketteriä menetelmiä käyttävien organisaatioiden määrä oli pysynyt ennallaan (41 %). Suosituimmat käyttökohteet olivat ohjelmistoprojektit 47 %, mutta sen rinnalle nousivat lähes yhtä vahvoina tuote- ja palvelukehitys 45 % sekä muut muutos- tai kehitysprojektit 45 %.

“Ohjelmistoprojektien rinnalle nousevat vahvasti myös organisaatioiden transformaatioprojektit, joissa fokus on ihmisissä, osaamisen kehittämisessä, uusissa menetelmissä ja prosesseissa. Teknologia tukee muutosta sivusta.”

Talouskehitys leanisteilla muita parempaa

Leanin/ketteryyden soveltaminen näyttää korreloivan positiivisen talouskehityksen. Selvityksessä 80 % organisaatioista, joiden tiimeistä yli 60 % käytti leanejä menetelmiä, oli paremmassa talouskunnossa kuin verrokkinsa.

“Lean-/transformaatioponnistelut tuovat hiljalleen tulosta viivankin alle. Eikä sinänsä yllätä, koska talouden piristyessä ketterin menetelmin toimivat pystyvät reagoimaan muutokseen nopeasti.”  

Arvoketju-, arvovirta- sekä asiakasymmärrys oli parempaa laajemmin leania käyttävissä organisaatioissa

Leanien ja ketterien menetelmien aktiivinen päivittäiskäyttö paransi arvoketju-, arvovirta- ja asiakasymmärystä ja lisäsi organisaation sisäisten kehityshankkeiden onnistumista. Arvoketjun ymmärrys tarkoittaa paitsi mahdollisuutta optimoida kuluja, myös sitä että myös asiakasta on huomattavan paljon helpompi ymmärtää. Arvoketjujen ymmärtämisestä seuraa suoraan myös kyky havaita toimintaympäristön muutokset nopeasti – ja jopa ennustaa niitä. Tämä tarkoittaa mm. sitä että voidaan luoda asiakkaille arvoa kilpailijoita nopeammin. Mistä seuraa parempaa kilpailukykyä.

Tehoja ja tyytyväisyyttä

Kokemukset leaneistä ja ketteristä menetelmistä olivat positiivisia. Organisaatiotasolla 40 % koki järjestelmällisyyden lisääntyneen ja 36 % havainnoi henkilöstön tyytyväisyyden sekä tehokkuuden kasvua. Henkilökohtaisella tasolla yleisimmin vastauksissa nousi esiin oman toiminnan kehittyminen sekä paremman  priorisoinnin teemat. Kolmannes koki työtyytyväisyyden nousseen uusien menetelmien myötä.

Vastaajan asema/rooli ja koetut haasteet  

Leanin ja ketterien menetelmien kanssa työskentelevät, eri rooleissa toimivat vastaajat, kokivat leanin eri tavoin. Kokemus työmäärän kasvusta oli vahvasti työntekijöiden ja asiantuntijoiden kokema haaste, ja johtavassa asemassa olevat kokivat enemmän osittaisen muutoksen aiheuttamaa kitkaa. Eniten haasteita aiheutti osittainen muutos: esiin nousi tarve saada enemmän tukea muutokseen sekä tiedotuksen ja viestinnän puutteet.

Lataa koko raportti täältä.

Mikäli haluat keskustella lean-teemoista, voit olla yhteydessä lean-valmentajiimme Karoliinaan ja Miikaan.

Karoliina Luoto
+358 40 765 8504
karoliina.luoto@codento.com

 

Miika Kuha
+358 40 552 4552
miika.kuha@codento.com

 

Teal, S3 ja itseohjautuvuus uuden työn malleina

Lajissaan ensimmäinen Woodstock of Teal -tapahtuma keräsi itseohjautuvuus- ja teal-ajattelusta kiinnostuneet kehittämisen edelläkävijät koolle – ja Codentolla oli ilo toimia yhtenä tapahtuman kummeista. IT-arkkitehtimme Joonas Iivonen kirjoittaa tapahtuman annista. Jos teal, sosiokratia 3.0 ja muut viitekehykset kiinnostavat, lue ihmeessä lisää missä Suomessa mennään näiden asioiden kanssa.

Teal-ajattelu leviää työelämän muutoksen haasteita pohtivien joukossa. Teal Suomi -osuuskunnan järjestämä open space -muotoinen Woodstock of Teal -tapahtuma veti paikalle sadan hengen edelläkävijäjoukon.

Joukossa oli niin noviiseja, kokeilijoita, teal-pessimistejä kuin asiantuntijoita monenlaisista suomalaisista organisaatioista ja muutamia ulkomaalaisia osaajiakin. Ensimmäinen suurempi avoin teal-tapahtuma onnistui hienosti, keskustelu oli hedelmällistä ja avointa ja yhdessä päätimme järjestää vastaavan tilaisuuden ensi vuonna samaan aikaan.

Lukuisten aiheiden joukosta keskityimme kuitenkin paljon transformaatioon kohti tealia organisaatiota sekä siihen kuinka itseohjautuvuus skaalautuu isoihin organisaatioihin.

Noviiseja ei toki unohdettu, vaan useammassakin sessiossa käsiteltiin tealin perusteita ja jargonia. Toisaalta puhuttiin myös henkilöstöhallinnon prosesseista, palkitsemisesta ja rahan jakautumisesta teal-organisaatioissa ja -verkostoissa.

Useat organisaatiot jakoivat kokemuksiaan erilaisista toimintamalleista kuten Sosiokratia 3.0:sta ja Holocracystä.

 

Teal eri kokoisissa organisaatiossa

Organisaatioiden transformaatio kohti tealia puhututti paljon ja keskustelu herätti hyviä ajatuksia. Pienemmissä, muutaman kymmenen hengen organisaatioissa muutoksia voidaan helposti tehdä kattavasti ja kaikki osallistaen, mutta isommissa yrityksissä on usein parempi hakea kokemuksia rajoitetummassa ympäristössä, mikä voi olla yksittäinen yksikkö, sisäinen startup tai muu selvästi rajattavissa oleva organisaatio.

Joka tapauksessa muutoksen ja itseohjautuvuuden rajat kannattaa määritellä selvästi, mikä luo turvallisuuden tunnetta henkilöstölle muutoksen sisällä. Yhdessä todettiin myös, että kannattaa edetä pienin askelin ja kokeilujen ja niistä oppimisen kautta.

Kuten kaikessa muutoksessa henkilöstöä kannattaa tukea muutoksessa. Tukena tärkeää on itse filosofian ja tarkoituksen opettaminen, mutta myös itseorganisoitumiselle tärkeiden taitojen kuten reflektion, palautteen antamisen ja vastaanottamisen sekä itsetuntemuksen kouluttaminen.

Joonas Iivonen kertoo Codenton sosiokratia 3.0 (S3) -kokemuksista.

Sosiokraattisten menetelmien kokemuksia

Olemme Codentolla käyttäneet Sosiokratia 3.0 -mallia nyt noin puolitoista vuotta ja kerroimme tästä itseohjautumisen mallista ja kokemuksistamme tapahtumassa. Schneider Electricin osallistujat puolestaan kertoivat heidän kokemuksistaan Holocracyn soveltamisesta Suomen yksikössä.

Totesimme havaintojemme olevan pitkälti samansuuntaisia. Kaikkia toimintamalleja pitää soveltaa organisaatiolle sopiviksi, mutta soveltamisessa kannattaa olla varovainen ja varmistua, että on todella ymmärtänyt mallin ajatuksen ja tarkoituksen ennen kuin menee tekemään siihen merkittäviä muutoksia.

Organisaation on myös helppo palata takaisin vanhoihin tuttuihin käytäntöihin. Uusien tapojen ylläpito tarvitsee energiaa ja sitä tuomaan sinnikkäitä ja innostuneita toimijoita. Näitä toimijoita kannattaa olla niin johdosta kuin myös asiantuntijoista ja työntekijöistä, jotta vaikutus on kattava.

Oli erittäin antoisaa kuulla kokemuksia ja esimerkkejä eri organisaatioista ja myös toisilta toimialoilta.

Sosiokratia vs Teal

Vaikka tilaisuudessa puhuttiinkin paljon erilaisista sosiokratian toteuttamisen malleista sekä muista tavoista organisoida itseohjautuva organisaatio kannattaa huomata, että tealiä organisaatiota ei välttämättä erota vihreästä ulkoisten toimintatapojen perusteella.

Sosiokratia ei ole yhtä kuin teal ja teal ei ole yhtä kuin sosiokratia. Menetelmät eivät takaa sitä, että toiminta on evolutiiviseen tarkoitukseen perustuvaa ja henkilöstö saa wholeness-tunteen. Tealissa organisaatiossa konflikteja tulee voida nostaa rakentavasti esille ja ratkaista, mikä vihreässä organisaatiossa voi olla hankalaa tai jopa mahdotonta.

Itseohjautuvuus ja palkitseminen

Tavoitteiden asettaminen ja palkitseminen ovat nousseet keskustelun aiheiksi itseohjautuvuutta soveltavissa organisaatioissa.

Henkilöstöprosessit, tavoitteiden asettaminen, palkka, palkitseminen ja bonukset olivat esillä useammassakin sessiossa. Yleisesti tunnustettiin avoimuuden olevan välttämätöntä näissäkin asioissa jotta itseohjautuvuus ja motivaatio pysyvät yllä.

Mukana olleet organisaatiot jakoivat näistäkin monenlaisia kiinnostavia esimerkkejä. Lopputulemana oli pitkälti se, että palkitsemismalleja voidaan aina pelata. Useimmissa esimerkeissä oli käytössä jonkinlainen vertaisarviointi tai -palautejärjestelmä, missä työkaverit arvioivat toisiaan tai jopa koko tiimin suoriutumista ja osaamista.

Palautetta ja arviointia kannattaa tehdä usein, esimerkiksi puolen vuodenkin syklillä. Yrityksen taloudelliseen menestykseen perustuvat bonukset voidaan maksaa jopa kuukauden tasolla, millä luodaan jälleen lisää läpinäkyvyyttä ja suoraa palautetta toiminnan toiminnasta.

Woodstock of Tealin lopputuloksena

Näyttää vahvasti siltä, että Suomessa on useita organisaatioita, niin isoja kuin pieniä, jotka haluavat aidosti muuttaa toimintatapojaan ja siten vähintään suomalaista, jos ei jopa maailman laajuista, työympäristöä. Tapahtuma synnytti paljon positiivista ja jätti osallistujille varsin innostavan ja positiivisen tunnelatauksen. Teal-pessimistikin kertoi kääntyneensä positiiviselle puolelle.

Muutokseen tarvitaan rohkeutta ja taitoa. Mutta tukea niin rohkeuteen kuin taitoihin saa useilta erilaisilta toimijoilta kouluttajina, konsultteina ja coacheina.

-Joonas Iivonen

PS. Codento valmentaa paraikaa useampaa organisaatiota muutoksessa. Käymme myös kertomassa käyttämistämme itseohjautuvuuden malleista viikoittain. Jos kiinnostuit niin ota yhteys lean-valmentajaamme Miika Kuhaan, miika.kuha (at) codento.com / 040 5524552.  

 

Katso Codenton avoimet työpaikat