Epäonnistuitko sinäkin tiedolla johtamisessa? – Organisaatioiden yleisimmät virheet ja miten niistä selvitään

Organisaatioiden toiminta tuottaa dataa, jota pyritään hyödyntämään päätöksenteossa. Halutaan tehostaa toimintaa tai säästää rahaa. Tiedolla johtaminen ei ole kuitenkaan niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. Datan keräämiseen ja sen analysointiin voi kulua yllättävän paljon ostettuja tai omia resursseja. Analyysien luvut saattavat heittää tai olla suorastaan virheellisiä! Dataa on, mutta kukaan ei tiedä missä ja miten paljon. Tässä kohtaa tekee mieli heittää hanskat tiskiin. Muotivillityksiä! Hoidetaan tämä niinkuin aina ennenkin.

Eikö kuulostakin tutulta? Lue eteenpäin, sillä tässä blogissa nostetaan esiin viisi hyvin yleistä ja silti keskeistä ongelmien aiheuttajaa sekä ratkaisuehdotuksia niihin.

 

1. Ei tiedetä mitä tietoa kannattaisi kerätä

Yleensä organisaatiossa ei tunnisteta etukäteen mitä tietoa tarvitaan ja milloin. Keräillään varmuuden vuoksi vähän kaikkea. On kenties mallinnettu prosesseja, mutta astuttu “Näin toivoisimme, että asiat olisivat” -ansaan. Ideaalitilanteen kuvaaminen on ajan ja rahan hukkaa.

Ryhtiliike voidaan ottaa seuraamalla mitä työntekijöiden arjessa päivittäin tapahtuu. Tärkeintä on mallintaa todellinen, jopa inhorealistinen, kuva siitä millaisia työvaiheita prosessiin kuuluu ja millaista tietoa vaiheiden välillä liikkuu. Näin päästään kiinni ongelmakohtiin ja aidosti ratkomaan niitä. Mainio menetelmä näiden haasteiden ratkomiseen on arvovirtakartta. Mistä työstä todella syntyy lisäarvoa?

Tueksi kannattaa lisätä myös arvoketjukartta. Se kuvaa organisaation toimintaympäristönsä kontekstissa ja tekee ilmeiseksi miten nykytilasta päästään kohti tulevaa ja luodaan pohjaa strategialle ja investoinneille.

2. Tieto on levällään siellä sun täällä

Turhan tai päällekkäisen tiedon kerääminen aiheuttaa tilanteen, jossa organisaatio hukkaa aikaa, resursseja ja rahaa sirpaleisen ja epätäydellisen tiedon haalimiseen. Samaa dataa voi löytyä useasta eri järjestelmästä. Eri järjestelmien päällekkäiset tiedot eivät täsmää. Tietoa ei voi siirtää eri järjestelmien välillä nopeasti tai ollenkaan. Organisaatiolla on lopulta paljon tietoa, joka ei tuota lisäarvoa tai on täysin kelvotonta analyysien tuottamiseen. Tavoitteena on uskaltaa luopua turhasta ja yhdistää päällekkäisiä toimintoja. Tiedonhallinta saadaan teknisesti hanskaan kokonaisarkkitehtuuri- ja sovellusarkkitehtuurisuunnittelulla. Arvoketju- ja arvovirtakartat toimivat mainiosti myös tietovirtojen mallinnuksessa.

3. Kaikki keräävät samaa irrallista tietoa – monta kertaa ja turhaan

Raportteja varten kerättävää tietoa ei yleisesti saada suoraan päivittäisen työn tuloksena. Tiedon kerääminen ja ylläpitäminen onkin työlästä, hidasta ja kallista. Erillisiin tiedonkeruisiin kuluva aika ja raha eivät pidemmän päälle kannata, vaan ajavat organisaation tiedonhallintaa entistäkin kaoottisempaan tilaan. Laadukkaan tiedon tuottaminen vaatii rohkeutta ja uskallusta luopua hyödyttömän tiedon keräämisestä. Organisaation prosesseja tehostamalla tieto syntyy osana päivittäistä työtä. Prosesseja hiotaan esimerkiksi Toyota Kata ja Lean Change Management -menetelmillä. Ymmärretään mikä on se päätös, joka tiedon pohjalta ollaan tekemässä ja varmistetaan, että käytettävissä on juuri tämä tieto.

4. Prosessikuvaukset ja työohjeet ovat antiikkisia

Ei riitä, että prosessit on piirretty kerran. Organisaatio uudistuu, työntekijät vaihtuvat ja menetelmät muuttuvat. Vähintä mitä voidaan tehdä on aika ajoin päivittää prosessi. Tehokkaampi tapa on pyrkiä ymmärtämään etukäteen toimintaympäristöä, sen toimijoita ja lainalaisuuksia. Suunnitellaan etukenossa seuraavan sukupolven ratkaisuja. Näin voidaan varautua ajoissa tarvittavilla toimenpiteillä, joita vaaditaan myös kerättävän datan ja järjestelmien suhteen. Konkreettisena esimerkkinä siirrytään ihmisten suorittamasta maastomittauksesta ilmakuvaukseen ja tekoälyn suorittamaan hahmontunnistukseen. Ennakoimalla vältetään tilanne, jossa uudenlaista tietoa ei saada tallennettua vanhaan järjestelmään. Ennakoimalla on mahdollista olla kilpailijoita edellä, reagoimalla ei niinkään.

5. Tieto on hapantunut käyttökelvottomaksi

Usein tiedon päivittää ihminen. Ihmiset taas tekevät paljon virheitä, unohtavat tai laiminlyövät päivittämisen ja tulkitsevat asioita eri tavoin. Tiedonhallinnan ylenkatsominen johtaa kaaokseen, jossa tietoa on syötetty niin monella eri tavalla, että siitä ei voida laskea edes yksinkertaisia tilastoja. Tai jos lasketaan, saadaan vääriä tuloksia! Mittajärjestelmän arviointi, MSA(measurement system analysis), on hyvä työkalu, kun arvioidaan kuinka luotettavaa dataa ollaan keräämässä.

Nykyään koneet voivat hoitaa tiedonkeruun ja muita rutiinitöitä. Luotettavin tiedon ylläpito ja päivitys tarvitsee edelleen ihmistä, mutta käytettävät sovellukset pitäisi suunnitella niin, että ne ennaltaehkäisevät virheitä ja luovat mahdollisimman automaattisesti laadukasta tietoa. Lisäksi kaikissa järjestelmissä pitäisi olla modernit rajapinnat, joiden avulla dataa on helppo lukea, ylläpitää ja kirjoittaa.

Kuka päättää siitä mitä ja miten tietoa kerätään?

Aika harva organisaatio saa kiitettävää arvosanaa tiedonhallinnassa. Mieti vastauksia seuraaviin kysymyksiin ja vertaa niitä aiemmin lueteltuihin kipukohtiin. Miten teidän työpaikallanne on järjestetty seuraavat asiat?

  • Kuka päättää millaisia analyysejä ja raportteja organisaatiossa tarvitaan?
  • Millä perusteella päätetään, että raportti on tärkeä?
  • Onko raportointi koordinoitua ja keskitettyä vai tekevätkö kaikki yksiköt ja osastot omia tilastojaan siilomaisesti?
  • Onko raporteille laskusäännöt ja lasketaanko tilastot vuosittain samalla tavalla?
  • Voiko eri vuosien tuloksia vertailla suoraan keskenään?
  • Miten aineisto kerätään? Kerätäänkö aineistoa systemaattisesti joka vuosi vai tarpeen mukaan ad-hoc?
  • Osallistuuko koko organisaatio tiedon keruuseen vai onko se tietyn yksikön tehtävä?
  • Tallennetaanko kerätty aineisto aina johonkin samaan paikkaan?
  • Onko aineiston keräämiselle ohjeet?
  • Onko tiedonkeruu ulkoistettu?
  • Miten eri toimittajia ohjeistetaan tiedonkeruussa?
  • Onko haluttua aineistoa mahdollista edes kerätä?
  • Miten kerättyä tietoa ylläpidetään?
  • Syntyykö tietoa automaattisesti prosesseista?

Laadukas tieto pähkinänkuoressa

  • Laadukkaan päätöksenteon tueksi tarvitaan tuoretta, vakioitua ja virheettömästi ylläpidettyä dataa.
  • Kerätään vain päätöksentekoa ja päivittäistä työtä tukevaa tietoa
  • Yhtä tietolajia kerätään vain yhteen paikkaan
  • Tunnistetaan turha tieto ja uskalletaan luopua siitä
  • Tieto muodostuu osana päivittäisiä työprosesseja
  • Tieto on sidottu aikaan
  • Automatisoidaan keruuprosesseja mahdollisimman paljon
  • Standardoidaan tieto

 

Blogitekstin kirjoituksessa on konsultoitu myös Lean Six Sigma Belt Sensei Miika Kuhaa.

Kato webinaari: Paikkatietoteknologian hyödyntäminen