Epäonnistuitko sinäkin tiedolla johtamisessa? – Organisaatioiden yleisimmät virheet ja miten niistä selvitään

Organisaatioiden toiminta tuottaa dataa, jota pyritään hyödyntämään päätöksenteossa. Halutaan tehostaa toimintaa tai säästää rahaa. Tiedolla johtaminen ei ole kuitenkaan niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. Datan keräämiseen ja sen analysointiin voi kulua yllättävän paljon ostettuja tai omia resursseja. Analyysien luvut saattavat heittää tai olla suorastaan virheellisiä! Dataa on, mutta kukaan ei tiedä missä ja miten paljon. Tässä kohtaa tekee mieli heittää hanskat tiskiin. Muotivillityksiä! Hoidetaan tämä niinkuin aina ennenkin.

Eikö kuulostakin tutulta? Lue eteenpäin, sillä tässä blogissa nostetaan esiin viisi hyvin yleistä ja silti keskeistä ongelmien aiheuttajaa sekä ratkaisuehdotuksia niihin.

 

1. Ei tiedetä mitä tietoa kannattaisi kerätä

Yleensä organisaatiossa ei tunnisteta etukäteen mitä tietoa tarvitaan ja milloin. Keräillään varmuuden vuoksi vähän kaikkea. On kenties mallinnettu prosesseja, mutta astuttu “Näin toivoisimme, että asiat olisivat” -ansaan. Ideaalitilanteen kuvaaminen on ajan ja rahan hukkaa.

Ryhtiliike voidaan ottaa seuraamalla mitä työntekijöiden arjessa päivittäin tapahtuu. Tärkeintä on mallintaa todellinen, jopa inhorealistinen, kuva siitä millaisia työvaiheita prosessiin kuuluu ja millaista tietoa vaiheiden välillä liikkuu. Näin päästään kiinni ongelmakohtiin ja aidosti ratkomaan niitä. Mainio menetelmä näiden haasteiden ratkomiseen on arvovirtakartta. Mistä työstä todella syntyy lisäarvoa?

Tueksi kannattaa lisätä myös arvoketjukartta. Se kuvaa organisaation toimintaympäristönsä kontekstissa ja tekee ilmeiseksi miten nykytilasta päästään kohti tulevaa ja luodaan pohjaa strategialle ja investoinneille.

2. Tieto on levällään siellä sun täällä

Turhan tai päällekkäisen tiedon kerääminen aiheuttaa tilanteen, jossa organisaatio hukkaa aikaa, resursseja ja rahaa sirpaleisen ja epätäydellisen tiedon haalimiseen. Samaa dataa voi löytyä useasta eri järjestelmästä. Eri järjestelmien päällekkäiset tiedot eivät täsmää. Tietoa ei voi siirtää eri järjestelmien välillä nopeasti tai ollenkaan. Organisaatiolla on lopulta paljon tietoa, joka ei tuota lisäarvoa tai on täysin kelvotonta analyysien tuottamiseen. Tavoitteena on uskaltaa luopua turhasta ja yhdistää päällekkäisiä toimintoja. Tiedonhallinta saadaan teknisesti hanskaan kokonaisarkkitehtuuri- ja sovellusarkkitehtuurisuunnittelulla. Arvoketju- ja arvovirtakartat toimivat mainiosti myös tietovirtojen mallinnuksessa.

3. Kaikki keräävät samaa irrallista tietoa – monta kertaa ja turhaan

Raportteja varten kerättävää tietoa ei yleisesti saada suoraan päivittäisen työn tuloksena. Tiedon kerääminen ja ylläpitäminen onkin työlästä, hidasta ja kallista. Erillisiin tiedonkeruisiin kuluva aika ja raha eivät pidemmän päälle kannata, vaan ajavat organisaation tiedonhallintaa entistäkin kaoottisempaan tilaan. Laadukkaan tiedon tuottaminen vaatii rohkeutta ja uskallusta luopua hyödyttömän tiedon keräämisestä. Organisaation prosesseja tehostamalla tieto syntyy osana päivittäistä työtä. Prosesseja hiotaan esimerkiksi Toyota Kata ja Lean Change Management -menetelmillä. Ymmärretään mikä on se päätös, joka tiedon pohjalta ollaan tekemässä ja varmistetaan, että käytettävissä on juuri tämä tieto.

4. Prosessikuvaukset ja työohjeet ovat antiikkisia

Ei riitä, että prosessit on piirretty kerran. Organisaatio uudistuu, työntekijät vaihtuvat ja menetelmät muuttuvat. Vähintä mitä voidaan tehdä on aika ajoin päivittää prosessi. Tehokkaampi tapa on pyrkiä ymmärtämään etukäteen toimintaympäristöä, sen toimijoita ja lainalaisuuksia. Suunnitellaan etukenossa seuraavan sukupolven ratkaisuja. Näin voidaan varautua ajoissa tarvittavilla toimenpiteillä, joita vaaditaan myös kerättävän datan ja järjestelmien suhteen. Konkreettisena esimerkkinä siirrytään ihmisten suorittamasta maastomittauksesta ilmakuvaukseen ja tekoälyn suorittamaan hahmontunnistukseen. Ennakoimalla vältetään tilanne, jossa uudenlaista tietoa ei saada tallennettua vanhaan järjestelmään. Ennakoimalla on mahdollista olla kilpailijoita edellä, reagoimalla ei niinkään.

5. Tieto on hapantunut käyttökelvottomaksi

Usein tiedon päivittää ihminen. Ihmiset taas tekevät paljon virheitä, unohtavat tai laiminlyövät päivittämisen ja tulkitsevat asioita eri tavoin. Tiedonhallinnan ylenkatsominen johtaa kaaokseen, jossa tietoa on syötetty niin monella eri tavalla, että siitä ei voida laskea edes yksinkertaisia tilastoja. Tai jos lasketaan, saadaan vääriä tuloksia! Mittajärjestelmän arviointi, MSA(measurement system analysis), on hyvä työkalu, kun arvioidaan kuinka luotettavaa dataa ollaan keräämässä.

Nykyään koneet voivat hoitaa tiedonkeruun ja muita rutiinitöitä. Luotettavin tiedon ylläpito ja päivitys tarvitsee edelleen ihmistä, mutta käytettävät sovellukset pitäisi suunnitella niin, että ne ennaltaehkäisevät virheitä ja luovat mahdollisimman automaattisesti laadukasta tietoa. Lisäksi kaikissa järjestelmissä pitäisi olla modernit rajapinnat, joiden avulla dataa on helppo lukea, ylläpitää ja kirjoittaa.

Kuka päättää siitä mitä ja miten tietoa kerätään?

Aika harva organisaatio saa kiitettävää arvosanaa tiedonhallinnassa. Mieti vastauksia seuraaviin kysymyksiin ja vertaa niitä aiemmin lueteltuihin kipukohtiin. Miten teidän työpaikallanne on järjestetty seuraavat asiat?

  • Kuka päättää millaisia analyysejä ja raportteja organisaatiossa tarvitaan?
  • Millä perusteella päätetään, että raportti on tärkeä?
  • Onko raportointi koordinoitua ja keskitettyä vai tekevätkö kaikki yksiköt ja osastot omia tilastojaan siilomaisesti?
  • Onko raporteille laskusäännöt ja lasketaanko tilastot vuosittain samalla tavalla?
  • Voiko eri vuosien tuloksia vertailla suoraan keskenään?
  • Miten aineisto kerätään? Kerätäänkö aineistoa systemaattisesti joka vuosi vai tarpeen mukaan ad-hoc?
  • Osallistuuko koko organisaatio tiedon keruuseen vai onko se tietyn yksikön tehtävä?
  • Tallennetaanko kerätty aineisto aina johonkin samaan paikkaan?
  • Onko aineiston keräämiselle ohjeet?
  • Onko tiedonkeruu ulkoistettu?
  • Miten eri toimittajia ohjeistetaan tiedonkeruussa?
  • Onko haluttua aineistoa mahdollista edes kerätä?
  • Miten kerättyä tietoa ylläpidetään?
  • Syntyykö tietoa automaattisesti prosesseista?

Laadukas tieto pähkinänkuoressa

  • Laadukkaan päätöksenteon tueksi tarvitaan tuoretta, vakioitua ja virheettömästi ylläpidettyä dataa.
  • Kerätään vain päätöksentekoa ja päivittäistä työtä tukevaa tietoa
  • Yhtä tietolajia kerätään vain yhteen paikkaan
  • Tunnistetaan turha tieto ja uskalletaan luopua siitä
  • Tieto muodostuu osana päivittäisiä työprosesseja
  • Tieto on sidottu aikaan
  • Automatisoidaan keruuprosesseja mahdollisimman paljon
  • Standardoidaan tieto

 

Blogitekstin kirjoituksessa on konsultoitu myös Lean Six Sigma Belt Sensei Miika Kuhaa.

Kato webinaari: Paikkatietoteknologian hyödyntäminen

Mitä on GIS? – paikkatietoteknologiaa voidaan hyödyntää melkein alalla kuin alalla

Aika moni luulee, että GIS tarkoittaa karttojen tekemistä. Kartat ovat kyllä yksi tärkeä tiedon esitystapa, mutta kokonaisuudesta vain se korkein jäävuoren huippu. Paikkatietoa keräämällä ja analysoimalla tuetaan päätöksentekoa – GIS on myös tiedolla johtamista.

GIS on akronyymi sanoista Geographic Information System ja tarkoittaa suomeksi paikkatietojärjestelmää. Järjestelmällä voidaan hallita paikkaan sidottua tietoa. Paikkatietoasiantuntijoina työskentelevät ovat yleensä opiskelleet geoinformatiikkaa ja jotain muuta tieteenalaa, jossa GIS:iä sovelletaan paljon.

Geoinformatiikka edistää ja kehittää paikkatietojärjestelmiä ja -analyyseja. Geoinformatiikka on poikkitiede, johon kuuluu mm. maantietoa, tietojenkäsittelytiedettä sekä tilastotiedettä.

GIS-analyysit

GIS -analyysit ovat tilastoanalyyseja tai tiedonlouhinnan menetelmiä, joissa lisämausteena on sijaintitieto. Algoritmeja ovat mm. klusteroinnit, korrelaatiot ja erilaiset verkot. Yksinkertaisimmillaan ne ovat tilastollisia summia tai keskiarvoja sidottuina sijaintiin.

Vaikeampia analyyseja ovat esimerkiksi lyhimmän reitin etsintä katuverkolla, hahmontunnistus ilmakuvan pikseleiden sävyarvoja luokittelemalla tai ennusteiden luominen ja visualisointi aikasarjojen avulla. Sijainnin avulla kaikki tieto voidaan visualisoida myös kartalla.

GIS -analyysit jaetaan perinteisesti vektori- ja rasterianalyyseihin. Vektoridata on viivoja, pisteitä ja alueita. Rasteridata taas on kuvia, joiden pikseleillä on sijaintitieto. Aineisto voi olla kaksiulotteista tai kolmiulotteista.

Maailman tunnetuin GIS -palvelu lienee Google Maps, mutta mikä tahansa digitaalinen palvelu, johon liittyy kartta on samalla myös GIS -palvelu. Esimerkiksi monet kaupat hyödyntävät paikkatietoa ilmoittamalla karttapalvelussa tuotteiden myymäläkohtaisia saatavuustietoja tai aukioloaikoja. Pihvi on kuitenkin järjestelmän kyvyssä yhdistää tietoa myymälöiden keskimääräisestä asiakasprofiilista ja niiden aukioloajoista esimerkiksi julkisen liikenteen dataan tai tietoon parkkipaikoista.

 

Minkä vuoksi kannattaa visualisoida tietoa kartan avulla?

  1. Ihmisen aivot ymmärtävät kuvamuotoisen esityksen nopeammin
  2. Kuva on yksinkertainen ja havainnollinen ja sillä voi esittää helpommin monimutkaista tietoa
  3. Visuaalisen esityksen muistaa pitempään
  4. Kuvilla voi kertoa tarinoita, kartoilla erityisen hyviä sellaisia
  5. Visualisointien avulla huomataan helpommin trendejä, jotka hukkuisivat numeromuotoiseen dataesitykseen

 

Paikkatiedon sovelluskohteet

Paikkatietoa hyödynnetään muun muassa maa- ja metsätaloudessa, rakennetun ympäristön suunnittelussa ja omaisuudenhallinnassa, sääolosuhteiden -ja luonnonkatastrofien tutkimuksessa, ilmailussa, maanpuolustuksessa, energiateollisuudessa, historian tutkimuksessa sekä tietokone- ja konsolipeleissä. Listassa on lueteltu vain muutamia sovelluskohteita.

Paikkatietoa voidaan käyttää hyvin monipuolisesti. Vain mielikuvitus on rajana sen soveltamisessa.

Ilmoittaudu webinaariin: Paikkatietoteknologian hyödyntäminen 1.2.2019 klo 9.00.

Smooth Sailing – Ahvenanmaan lauttaliikenteen optimoiminen paikkatietoteknologian avulla

Ahvenanmaalla oli huomattu, että saaristolautat seilasivat puolityhjinä. Oli selvinnyt, että varausten tiedonhallinta kaipasi uudenlaista ja tuoretta näkökulmaa. Codenton Team Kulho nappasi ykkössijan lauttaliikenteen optimointia teknologiaratkaisuin etsineessä hackathonissa.

Industryhack järjesti innovaatiokilpailun, jossa seitsemän ammattilaisjoukkuetta valittiin ratkomaan lauttojen tehokkaampaa hyödyntämistä muuttamatta kuitenkaan nykyisiä aikatauluja tai itse aluksia. Hackathon järjestettiin Maarianhaminassa. Tiimeille annettiin kaksi päivää ja täysin vapaat kädet sekä teknologiavalintojen että lähestymistapojen suhteen.

Codenton Team Kulhossa vaikutti kolme koodaavaa arkkitehtiä, Juuso Lehtinen, Eero Sirén ja Saara-Maija Pakarinen. Tiimin nimi Kulho juontuu kirjailija H.P. Lovecraftin Cthulhu -mytologiasta ja niihin liittyvistä kirjoista ja peleistä. Tiimin sisäisiä roolijakoja ei ollut, vaan teimme kaiken yhdessä hakemuksen laatimisesta ja ideoinnista itse toteutukseen ja visuaaliseen suunnitteluun asti.

 

Teknologia vaihtui lennosta

Oma lähtökohtamme oli Ahvenanmaalle saapuva turisti ja hänen tarpeensa käyttää saaristolauttoja. Paikan päällä juttelimme yhden laivan kapteenin sekä paikallisten lauttaliikenteen käyttäjien kanssa, ja saimme mukaan näin myös saariston asukkaiden näkökulman. Demoon nousivat tärkeimmiksi koetut haasteet eli palvelun käytettävyys, varausjono sekä reaaliaikaisen tiedon saatavuus.

Demosimme responsiivista ja intuitiivista karttapohjaista varausjärjestelmää, joka julkaistiin pilvipalvelussa. Lisäksi palvelu laski ja näytti reaaliaikaisen varaustilanteen matkustajille ja ajoneuvoille. Sovellus toteutettiin mobile first -designajattelua noudattaen moderneilla frontend-teknologioilla siten, että sen voisi helposti integroida nykyiseen taustapalveluun mahdollisimman pienin kustannuksin.

Testasimme hackathonin aikana kahta eri teknologiaa, joista valitsimme asiakkaan näkökulmasta parhaimman, eli sellaisen, jolla vältetään toimittajaloukku. Toteutuksemme pohja-ajatuksena toimi tavoite tuoda mahdollisimman paljon arvoa loppukäyttäjille mahdollisimman pienin kustannuksin.

 

Mikropalveluilla lisää toiminnallisuuksia

Demon toteutuksen ohessa myös ideoimme, kuinka vanhasta, tuotteeseen pohjaavasta taustapalvelusta puuttuvia toiminnollisuuksia voisi kehittää omina kokonaisuutta rikastavina mikropalveluinaan.

Tarpeen vaatiessa koko vanha järjestelmä olisi näin myös korvattavissa vähitellen pieninä palasina tätä strategiaa noudattaen. Tällöin välttäisimme myös kerralla täyden uudelleenkirjoittamisen tuomat riskit, ja pystyisimme takaamaan turvallisen siirtymän uuden modernimman mikropalveluarkkitehtuurin pariin.

Tämänkaltaisessa arkkitehtuurissa palaset ovat helposti korvattavissa, esimerkiksi jonkin toteutusteknologian vanhetessa, mikä tekee uudelleen kehittämisestä huomattavasti kustannustehokkaampaa perinteiseen monoliittiseen ratkaisuun verrattuna.

 

Pilotin kehittäminen jatkuu

Ahvenanmaan saariston asukkaat käyttävät lauttoja päivittäin ja lisäksi niillä on suuri merkitys alueen turismille. Oli todella mielenkiintoista päästä ratkomaan aitoa ja merkittävää ongelmaa, jolla voisi samalla auttaa ihmisiä. Saimme paljon positiivista palautetta ja erityisesti pidettiin siitä, että varauksia pystyi tekemään kartalla ja, että palvelu näytti lähes reaaliaikaiset varausasteet.

Hackahthonissa syntyi toimivaa ja olosuhteet huomioiden erittäin siistiä koodia, jota lähdemme pilotissa kehittämään eteenpäin. Pitäydymme siinä mallissa joka muodostui hackhathonin aikana. Suunnitteilla on jalostaa jo toteutettuja toiminnallisuuksia eli varauslomaketta ja karttaa sekä lisätä palveluun saariston asukkaille autojen varausjono ja lauttojen henkilökunnalle oma raporttinäkymä.

Kartalle toteteutetaan yksinkertainen reititys eli käyttäjä voi varata matkan mahdollisimman helposti ja palvelu ehdottaa sopivimman reitin ja aikataulun. Lisäksi hyödynnämme Codenton palvelumuotoilun ammattilaista, joka tekee palvelusta entistäkin selkeämmän. Panostamme mahdollisimman vaivattomaan ja miellyttävään käyttäjäkokemukseen.

 

Jatkokehitykseen Ahvenanmaan “reittiopas”

Tulevaisuudessa pilotin jälkeen toivomme pääsevämme toteuttamaan monimutkaisempaa reititystä, jossa matkoja voisi varata koko Ahvenanmaan alueella eri laiva- ja bussilinjojen yhdistelminä. Lisäksi lopulliseen palveluun liitettäisiin maksujärjestelmät.

Asiakas voisi ostaa bussiliput, laivaliput ja erilaisia kausikortteja sekä kaikkien näiden yhdistelmiä helposti samasta paikasta. Käyttöasteita seurattaisiin myös kaikilla linjoilla ja niitä voisivat hyödyntää kaikki järjestelmän käyttäjät.

Muita lisäominaisuuksia olisivat ajoneuvojen varausten optimoiminen, saaristolaisten omien paikkojen erikoisvarauksien lisääminen palveluun, edistyneemmät raportointinäkymät, ruuhkahuippujen varausten ohjaaminen muille vuorokauden ajoille ja autojen lastaamisen aputyökalu. Kaikissa vaiheissa aiomme hyödyntää talon sisäistä palvelumuotoiluosaamistamme ja investoida käyttäjäkokemukseen.

Ilmoittaudu webinaariin: Paikkatietoteknologian hyödyntäminen 1.2.2019 klo 9.00.