Millä perusteella teknologia tulisi valita?

Gartnerin malleissa ja menetelmäkäsikirjoissa kaikki menee ihanasti, kun taas käytännön elämässä kehitystiimit ja IT-yksiköt joutuvat tekemään teknologiavalintoja usein puutteellisilla tiedoilla. Erityyppiset hankinnat tulevat eteen niin harvoin, että edellisen kierroksen jälkeen markkina ja sen pelurit ovat ehtineet muuttua täysin. Ostaja on helposti toimittajien mainospuheiden varassa. Vai onko? Ei välttämättä, kun pitää muutaman perusasian valintoja tehdessään mielessä.

 

1 Panosta liiketoimintakriittisyyden mukaan

Ihan ensin hankintaa miettiessä on syytä tunnistaa, minkä verran järjestelmään on perusteltua panostaa. Jos kyseessä on aivan liiketoiminnan keskiössä oleva järjestelmä, jolla etsitään kilpailuetua ja kirkkaampaa tulevaisuutta, sen kehittämiseen voidaan panostaa aivan eri tavalla kuin jos kysymys on toiminnan rutiineista.

Jos tarve kuuluu jälkimmäiseen kategoriaan, hankintaa suunniteltaessa kannattaa saman tien kääntää päälle vaihde, jolla ratkaisut tarpeisiin mietitään vaikka millä ilveellä olemassa olevien valmisratkaisujen ympärille ja kustomointia tehdään minimaalinen määrä.

Seuraavat alaluvut koskevat erityisesti ensimmäisen kategorian teknologioiden valitsemista, niihin kun on todella aihetta keskittyä.

 

2 Varmista käyttäjätarve

Seuraavaksi on ymmärrettävä käyttäjän tarve. Mikä on käyttäjän perusongelma, joka teknologian on syytä ratkaista? Millainen palvelu sen voisi ratkaista, ja miten pystymme varmistamaan että potentiaalisen toimittajan tai meidän itse kehittämämme teknologia oikeasti tekee näin?

Jos mahdollista, ennen investointia on hyvä käyttää viikko-pari sen varmistamiseen, että käyttäjätarve on oikeasti kuultu käyttäjiltä itseltään eikä mielikuviteltu kulmahuoneessa. Ja samalla on hyvä yksinkertaisimmalla mahdollisella prototyypillä myös varmistaa, että löyhästi kaavailemamme ratkaisu oikeasti täyttää tuon käyttäjätarpeen – ennen kuin olemme upottaneet siihen merkittäviä määriä aikaa ja rahaa.

 

3 Analysoi liiketoiminnan tarve

Lähdettäessä toimittamaan käyttäjille sitä mille löytyi toivottavasti huutava tarve, on seuraavaksi selvitettävä liiketoiminnan teknologialle asettamat reunaehdot. Miten asiakkaan toivoma asia aiotaan toimittaa? Onko valintoja, joita on syytä tehdä vaikkapa hinnoittelun tai järjestelmän toimintasyklien suhteen?

 

4 Tutki uudet fiksut työtavat

Käyttäjän ja liiketoiminnan tarpeen lisäksi teknologiaan useimmiten liittyy organisaation työn arkea: teknologialla tehtävää asiakaspalvelutyötä, ylläpitoa tai taustaprosessia. Teknologiaa valitessasi haluat luultavasti varmistaa, että organisaatiosi on hahmottanut työtavan jolla sitä tullaan käyttämään.

Yleensä tässä kohtaa ei haluta menettää sitä mahdollisuutta, että uuden teknologiavalinnan siivin voidaan uudistaa myös työtapa. Kun käytetään hetken aikaa työtavan analysointiin, huomataan, mikä osa tekemisestä oikeastaan tuottaa arvoa asiakkaalle. Arvovirtakartta on tähän hyvä väline. Analyysin jälkeen teknologiavalinnalla voidaan linjata, että työssä saadaan oikeasti keskityttyä asiakkaan saamaan arvoon ja pakolliset rutiinit pystytään hoitamaan mahdollisimman tehokkaasti.

 

5 Kartoita tietojärjestelmäympäristö

Harvoin teknologiaa päästään valitsemaan puhtaalle pöydälle. Yleensä ympärillä on elinkaaren eri vaiheissa olevia tietojärjestelmiä joihin uuden teknologian pitää liittyä, ja palapeli rajoittaa valintoja. Näiden mallintamisen tapaa tärkeämpää on, että ne ja niiden integrointitarpeet tunnistetaan ennen teknologian valintaa. Esimerkiksi: millaisia rajapintatarpeita teknologian pitäisi täyttää?

 

6 Huomaa muut rajoitukset

Edellä mainittujen lisäksi on olemassa yleensä vielä muitakin ulottuvuuksia, jotka rajoittavat teknologiavalintaa. Joskus teknologian käyttöönotolla on aikataulu, joka rajoittaa ratkaisuvaihtoehtoja – kehitykseen panostamiseen ei yksinkertaisesti ole aikaa, vaan pitää rakentaa olemassa olevien ratkaisujen päälle. Joskus toimintaan liittyy lainsäädäntöä, joka asettaa teknologialle rajoituksia, esimerkiksi tietojen sijainnin tai muiden tietoturvatekijöiden muodossa.

 

7 Mieti elinkaaritarpeet

Useimmiten tässä pohdinnan tässä kohtaa vaatimusten yhdistelmä ajaa jo kohti melko harvalukuista joukkoa teknologia- ja toteutustapavaihtoehtoja. Yksi pohdinta on kuitenkin vielä jäljellä: teknologian elinkaari. Useimmiten halutaan välttää joutumista tuoreen teknologian ensimmäisten kokeilijoiden joukkoon.

Kun teknologia on ollut jo jonkin aikaa olemassa, tarjolla on ilmaista etua muiden tekemistä virheistä ja kehittämistä perusasioista eli hienosti sanoen ekosysteemin kypsymisestä. Toisaalta jos kysymys on kriittisestä teknologiasta ja haetaan kilpailuetua, joskus kannattaa myös maksaa oppirahat ja olla eturintamassa.

Joka tapauksessa on hankittava markkinaymmärrystä ja joskus myös meediopalveluita hahmottaakseen myös elinkaaren loppupää: Miten pitkälle tulevaisuuteen teknologialle voi olettaa jatkuvuutta vs. käyttötarpeen mitta? Miltä ekosysteemin kehitys näyttää, vaikuttaako siltä että teknologialle on tarvittaessa löydettävissä ylläpitäjiä myös tulevaisuudessa? Olemmeko investoimassa kisojen voittajahevoseen vai näyttäkö uhkaavasti siltä että kyseessä on häviäjätallin kaakki?

 

Työkaluja:

Tarpeen pikadokumentointiin voit käyttää ohjelmiston visiolakanaa, ks. https://www.codento.fi/lataa-lean-visiolakana-ohjelmistoprojektiisi/

Lisää prosessien analysoinnista ks. https://www.codento.fi/2017/08/hyvaa-halvalla-nopeasti/

 

Lataa opas: Uuden verkkopalvelun teknologiavalinnat

Oma.riista.fi – Asiakkaalta maali, tiimiltä ja käyttäjiltä reitti

Suomen riistakeskus kilpailutti Hanselin teknisen IT-konsultoinnin puitesopimuksella käyttöönsä ketterää ja käyttäjälähtöistä ohjelmistokehitystä. Hankkeen tuloksena syntyy asiointipalveluita, joissa käyttäjä on kuningas.

Suomen riistakeskus vastaa riistapolitiikan toteuttamisesta Suomessa ja erilaisista julkisista palveluista metsästäjille. Tähän saakka riistakeskus on verkkopalveluissaan tarjonnut metsästäjille lähinnä näihin asioihin liittyvää tietoa ja ohjeita. Nyt käynnistyneen hankkeen avulla kehitetään yhä enemmän asiointipalveluita.

Tyytyväinen käyttäjä tuottaa dataa

“Tavoittelemme mahdollisimman mielekkäitä itsepalveluita asiakkaille. Tänä vuonna toteutamme mm. helppokäyttöisen riistapäiväkirjan,” hankkeen tuoteomistaja Ari Kontiainen Suomen riistakeskuksesta kertoo. “Ajattelemme, että kun käyttäjämme saavat palveluita, jotka he kokevat itselleen hyödyllisiksi, myös riistahallinto saa tarvitsemansa tiedon. Riistapäiväkirjan kautta tullaan keräämään esimerkiksi saalisilmoituksia ja riistaeläinhavaintoja.”

Riistakeskuksen periaatteena uusille palveluille on, että ihminen omistaa omat tietonsa ja saa käyttää niitä mihin haluaa. Häneltä ei myöskään kysytä uudelleen sellaista tietoa, joka on jo jotakin kautta hallinnon tiedossa. Kokonaisuutta kehitetään yhteistyössä muiden julkiseen riistakonserniin kuuluvien toimijoiden, esimerkiksi Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitoksen ja Metsähallituksen, kanssa.

Ketterää kehitysvoimaa Hanselin teknisen IT-konsultoinnin puitesopimuksesta

Suomen riistakeskus kilpailutti kehitystyöhön lokakuussa 2013 ketterän ohjelmistokehitystiimin Hanselin teknisen IT-konsultoinnin 2011-2015 puitesopimuksen I-alueelta (kokonaisprojektit). Kilpailutuksen voittajaksi valittiin laatuylivoimalla Codento-Midagon -ryhmittymä, jonka osana toimii Vincit Oy. Valittu kehitystiimi on toteuttanut riistakeskuksen ohjauksessa uusia asiointipalveluita joulukuusta 2013 lähtien.

“Codenton kumppaniverkostomalli on hyvä esimerkki siitä, miten suomalaiset pienet ja ketterät ohjelmistoyritykset voivat tehokkaasti toimia Hanselin puitesopimustoimittajana. Verkostona voimme tarjota laadultaan oivallisia ketteriä kehitystiimejä käyttäjälähtöisten kansalaispalveluiden toteuttamiseen,” sanoo Codenton julkishallinnon myyntijohtaja Tommi Ullgrén.

Käyttäjät oppaina, avoimen lähdekoodin teknologiat

Intoa riittää tiimissäkin. “Ketterälle tiimillemme tämä on hieno projekti,” sanoo Vincitin toimitusjohtaja Mikko Kuitunen, joka toimii myös hankkeen ohjausryhmässä. “Erityistä on, että tässä julkishallinnon ostaja ymmärtää loistavasti ohjelmistoprojektin onnistumisen edellytykset. Ostajalla on selkeä maali hankkeelle ja aika jolloin pitää olla perillä. Kehitystiimi yhdessä tilaajan tuoteomistajan kanssa sitten miettii, mitä reittiä tuohon maaliin parhaiten päästään.”

Tiimiä reitin miettimisessä auttavat palvelun tulevat käyttäjät. Uusia ominaisuuksia kehitetään pilotoiden, ja käyttäjäpalautetta hankitaan matkan varrella jatkokehitystyön pohjaksi. Toteutuksen teknologiapakki pohjautuu tiimin suosituksesta avointa lähdekoodia ja J2EE-teknologioita käyttävään Goldie-alustaan, sekä käyttöliittymäkerroksessa AngularJS -kehykseen. Lähestymistapa on nopeasti yleistynyt julkishallinnon uusissa verkkosovellushankkeissa.

Ostajalle ketteryys näkyy vikkelänä toimintana: “Olen ollut iloisesti yllättynyt, miten nopeasti tiimi on päässyt kärryille tavoitteistamme, ja miten tehokasta ideoiden pallottelu ja tavoitteitamme tukevien ratkaisujen löytäminen on ollut”, Suomen riistakeskuksen tuoteomistaja Ari Kontiainen kertoo.

Sekä Codento että Vincit ovat aktiivisia ketterän ostamisen tekemisessä tutuksi julkishallinnon asiakkaille. Ryhmittymä on puitesopimustoimittajana Hanselin teknisen IT-konsultoinnin sopimuksen 2011-2015 osa-alueilla A (hanke- ja projektinjohto), B (määrittely- ja arkkitehtuuripalvelut), C (sovelluskehityspalvelut) ja I (kokonaisprojektit).