Raportti: Lean-menetelmät Suomessa 2018

 

Lean-menetelmillä kehitetään organisaation toimintaa suuntaan, jossa työ tuottaa enemmän arvoa sekä asiakkaille että liiketoiminnalle. Niiden avulla keskitytään liiketoiminnan kannalta oleelliseen ja karsitaan turha työ. Leaniin kuuluu olennaisesti myös toiminnan jatkuva parantaminen. Soveltaakseen leania menestyksekkäästi organisaatiolla on oltava ymmärrys siitä, miten arvo sen toimintaympäristössä syntyy.

Tätä taustaa vasten selvitimme kolmatta kertaa suomalaisten organisaatioiden lean- ja ketterien menetelmien käytäntöjä. Saimme vastaukset yli 150 julkisen ja yksityisen organisaation edustajalta.

Esiin nousi monia kiinnostavia löydöksiä ja huomioita siitä, miten lean-ajattelu näkyy tietotyössä ja johtamisessa. Alla tiivistelmä tuloksista.

Lataa koko raportti täältä.

Lean-selvityksen tulostiivistelmä

Kanban nousi suosikiksi ohi Scrumin

Suosituin lean-menetelmä oli Kanban, jota käytti 48 % vastaajaorganisaatioista. Kakkospaikalla on viime vuoden ykkönen Scrum.

“Kanbanin suosion nousu saattaa tietty signaloida ketterien menetelmien voimakkaasta leviämisestä myös it:n ulkopuolelle. Se saattaa myös indikoida devopsin käytön lisääntymistä ja myös Scrum-tiimien maturoitumista ja pärjäämisestä keveämmällä rakenteella.”  

Käyttökohteiden kärjessä ohjelmistoprojektit, rinnalle kirivät muutosprojektit  

Päivittäin leaneja ja ketteriä menetelmiä käyttävien organisaatioiden määrä oli pysynyt ennallaan (41 %). Suosituimmat käyttökohteet olivat ohjelmistoprojektit 47 %, mutta sen rinnalle nousivat lähes yhtä vahvoina tuote- ja palvelukehitys 45 % sekä muut muutos- tai kehitysprojektit 45 %.

“Ohjelmistoprojektien rinnalle nousevat vahvasti myös organisaatioiden transformaatioprojektit, joissa fokus on ihmisissä, osaamisen kehittämisessä, uusissa menetelmissä ja prosesseissa. Teknologia tukee muutosta sivusta.”

Talouskehitys leanisteilla muita parempaa

Leanin/ketteryyden soveltaminen näyttää korreloivan positiivisen talouskehityksen. Selvityksessä 80 % organisaatioista, joiden tiimeistä yli 60 % käytti leanejä menetelmiä, oli paremmassa talouskunnossa kuin verrokkinsa.

“Lean-/transformaatioponnistelut tuovat hiljalleen tulosta viivankin alle. Eikä sinänsä yllätä, koska talouden piristyessä ketterin menetelmin toimivat pystyvät reagoimaan muutokseen nopeasti.”  

Arvoketju-, arvovirta- sekä asiakasymmärrys oli parempaa laajemmin leania käyttävissä organisaatioissa

Leanien ja ketterien menetelmien aktiivinen päivittäiskäyttö paransi arvoketju-, arvovirta- ja asiakasymmärystä ja lisäsi organisaation sisäisten kehityshankkeiden onnistumista. Arvoketjun ymmärrys tarkoittaa paitsi mahdollisuutta optimoida kuluja, myös sitä että myös asiakasta on huomattavan paljon helpompi ymmärtää. Arvoketjujen ymmärtämisestä seuraa suoraan myös kyky havaita toimintaympäristön muutokset nopeasti – ja jopa ennustaa niitä. Tämä tarkoittaa mm. sitä että voidaan luoda asiakkaille arvoa kilpailijoita nopeammin. Mistä seuraa parempaa kilpailukykyä.

Tehoja ja tyytyväisyyttä

Kokemukset leaneistä ja ketteristä menetelmistä olivat positiivisia. Organisaatiotasolla 40 % koki järjestelmällisyyden lisääntyneen ja 36 % havainnoi henkilöstön tyytyväisyyden sekä tehokkuuden kasvua. Henkilökohtaisella tasolla yleisimmin vastauksissa nousi esiin oman toiminnan kehittyminen sekä paremman  priorisoinnin teemat. Kolmannes koki työtyytyväisyyden nousseen uusien menetelmien myötä.

Vastaajan asema/rooli ja koetut haasteet  

Leanin ja ketterien menetelmien kanssa työskentelevät, eri rooleissa toimivat vastaajat, kokivat leanin eri tavoin. Kokemus työmäärän kasvusta oli vahvasti työntekijöiden ja asiantuntijoiden kokema haaste, ja johtavassa asemassa olevat kokivat enemmän osittaisen muutoksen aiheuttamaa kitkaa. Eniten haasteita aiheutti osittainen muutos: esiin nousi tarve saada enemmän tukea muutokseen sekä tiedotuksen ja viestinnän puutteet.

Lataa koko raportti täältä.

Mikäli haluat keskustella lean-teemoista, voit olla yhteydessä lean-valmentajiimme Karoliinaan ja Miikaan.

Karoliina Luoto
+358 40 765 8504
karoliina.luoto@codento.com

 

Miika Kuha
+358 40 552 4552
miika.kuha@codento.com

 

Selvitys: Lean-menetelmillä parempaa kilpailukykyä muutoksessa

Codento selvitti lean-menetelmien käyttöä suomalaisissa organisaatioissa vuonna 2016. Tänä vuonna teimme saman selvityksen uudestaan nähdäksemme, miten lean-maailma nyt makaa ja miten tilanne on muuttunut sitten viime kevään. Lataa Lean-menetelmät Suomessa 2017 -raportti maksutta!

Lähes puolet vastaajaorganisaatioista kertoi toiminnan tehostuneen lean-menetelmien avulla: 47 % koki priorisoinnin parantuneen ja 48 % tehokkuuden lisääntyneen. Lähes puolet vastaajaorganisaatioista oli onnistunut parantamaan myös asiakastyytyväisyyttä. Selvityksen kiinnostava löydös oli se, että laajalti lean-menetelmiä käyttävillä organisaatioilla asiakkaan ja arvoketjun ymmärrys lisääntyi. Tämä toi lisää kilpailukykyä.

Arvoketjujen ymmärrys on avain tulevien asiakkaiden nopeassa onnellistamisessa

Lean-organisaatiot ilmoittivat ymmärtävänsä arvoketjut ja toimintaympäristönsä verrokkeja paremmin. Arvoketjun ymmärrys tarkoittaa paitsi mahdollisuutta optimoida kuluja, myös sitä että asiakas on huomattavasti helpompi ymmärtää. Arvoketjujen ymmärtämisestä seuraa suoraan myös kyky havaita toimintaympäristön muutokset nopeasti – ja jopa ennustaa niitä. Tämä tarkoittaa mm. sitä että organisaatiot pystyvät luomaan asiakkailleen arvoa kilpailijoita nopeammin.

Johtajuutta kaivattiin lisää – ja aiheesta

Jos lean nähdään suppeana yhden alueen optimointityökaluna, saadaan toki tehoja kyseisestä alueesta, mutta voidaan olla auttamattomasti myöhässä, kun toimintaympäristö muuttuu. Johtajuuden rooli on paitsi voimaannuttaa organisaatio itsenäiseen lean-menetelmien käyttämiseen jatkuvasti ja organisaation laajuisesti, varmistaa myös että kokonaiskuva säilyy ja toimintaympäristön ymmärtäminen kääntyy visioksi ja tavoitetilaksi asiakkaalle tehokkaasti tuotettavalle lisäarvolle.

Lean oli voittaja talouskasvun saralla

Yli puolet vastaajista kertoi talouskunnon olevan parempi kuin 5 vuotta sitten: tässä oli kasvua 6 prosenttiyksikköä viime vuodesta. Häviäjissä vallitsevana olivat leaniä käyttämättömät organisaatiot. Lean-organisaatioiden osuus parempaa tuloskuntoa raportoineista kasvoi suhteessa viime vuoteen nopeammin kuin verrokkien. Tämä ei ole yllättävää, sillä talouden piristyessäkin lean-menetelmin toimivat pystyvät reagoimaan muutokseen nopeasti.

Kokemukset leanistä pääosin myönteisiä

Kaikista annetuista vastauksista sekä tänä että viime vuonna noin 80 % oli positiivisia. Positiiviset kokemukset leanistä lisääntyivät pidemmässä käytössä; mitä pidempään lean-menetelmiä oli käytetty, sitä enemmän positiivisia vaikutuksia havaittiin.

Käyttökohteiden kärjessä ohjelmisto- ja kehitysprojektit

Lean-menetelmiä käytetään laajimmin erilaisiin ohjelmistoprojekteihin:

  • ohjelmistoprojektin suunnitteluvaihe (47 %)
  • ohjelmistoprojektin toteutusvaihe (57 %)
  • ohjelmistoprojektin jatkokehitys ja ylläopito (53 %)

Leanien menetelmien käyttö organisaatioissa on lisääntynyt hienoisesti: tänä vuonna organisaatioilla oli käytössään keskimäärin 3,9 menetelmää, kun taas viime vuoden vastaava luku on 3,4.

Suosikkina edelleen Scrum

Suosituin lean-menetelmä oli tänäkin vuonna Scrum, jota käytti 58 % vastaajaorganisaatioista. Kakkossijalla komeilee Kanban 54 % osuudella. Molemmat suosikkimenetelmät olivat käytössä 40 % organisaatioista.

Kyselyyn vastaajat

Lean-selvitykseen osallistui yli 90 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista sekä julkiselta että yksityiseltä sektorilta. Selvityksen vastaajista ylivoimaisesti suurin osa oli johtavassa asemassa tai erilaisia asiantuntijoita. IT-ala oli tänäkin vuonna vahvasti edustettuna; kolmasosa vastaajista työskenteli tietotekniikan parissa. Saimme kuitenkin vastauksia myös mm. terveydenhoitoalan työntekijöiltä sekä yrittäjiltä.

Lisätietoja antaa

Petri Aukia
toimitusjohtaja, Codento Oy
petri.aukia@codento.com
+358 400 438610
Twitter @aukia

Voit myös ottaa yhteyttä minuun:

Miika Kuha
lean-konsultti ja yksi selvityksen tekijöistä, Codento Oy
miika.kuha@codento.com
+358 40 552 4552
Twitter @kuha

Menestynyt ketterä tuoteomistaja

Agile product owner eli ketterä tuoteomistaja on projektirattaan tärkein lenkki. Hän huolehtii siitä, että jokaisesta kehityspäivästä saadaan irti paras mahdollinen arvo liiketoiminnalle.

Miten agile ostajaorganisaatio ja tuoteomistaja onnistuvat ketterässä kehityksessä? Tässä Codenton viisi vinkkiä.

Ja vielä ennen kuin aloitetaan: olethan varma, että tuote jota suunnittelet on ketterän kehityksen ja räätälikoodauksen paikka? Haetaanhan tärkeää kilpailuetua, eikä valmisjärjestelmillä tai pilvipalveluilla pääse mitenkään kokeilemaan tulevan tuotteen kanssa toimimista?

1. Avainhenkilöt menetelmäkurssille

Onhan päätoimisen product ownerin eli tuotemistajan lisäksi ostajaorganisaatiossa toinenkin sertifioitu henkilö? Mielellään saman ketterän menetelmän piiristä kuin toimittaja? Kaksi työpäivää ja pari tuhatlappusta on halpa hinta perusosaamisesta, jonka puute voi vaarantaa koko projektin. Ei, kirjan lukeminen ei riitä. Kursseissa on nimittäin se lyömätön etu että niillä a) _tehdään_ asioita ja b) myös jutellaan niistä.

2. Jatkuva oppiminen

Ketterien menetelmien kova ydin ei ole hienot rituaalit vaan jatkuva oppiminen.  Sillä taataan, että jokaiselle kehitystyöpäivälle – eli tuhatlappuselle – saadaan paras arvo suhteessa liiketoimintaan. Tunti ketteryysvalmennusta tuoteomistajalle silloin tällöin voi säästää kymppitonneja projektissa. Menetelmästä viis – yhteisestä oppimisesta eli sprinttisuunnitteluista, sprintti-/tuotekatselmuksista ja retrospektiiveista/menetelmäkatselmuksista ei lipsuta. Muuten voidaan alkaa kiertää kehää, eikä siihen ole varaa kenelläkään.

3. Ohjausryhmä mukaan visiotyöhön

Viilatkaa toteutettavan palvelun tavoite ohjausryhmän kanssa yhdessä suhteessa siihen, millaista mullistusta liiketoimintaan palvelun avulla haetaan.  Pukekaa se numeroiksi. Esimerkiksi lean canvas tai business model canvas taipuu hyväksi välineeksi tähän. (Ja ehkäpä projektin budjettia voi sitten pohtia suhteessa tähän tavoitteeseen.)

4. Mahdollisimman vähän koodia

Ennen kuin on koodattu riviäkään, lähde kokeilemaan uuden palvelun työtapaa ja keräämään siitä lisää ymmärrystä. Jos pohjana on valmis moduulisetti, pystyttäkää se ensin käyttöön perusasetuksilla. Esim. menestyksekäs Yoogaia aloitti kaupunkitarinoiden mukaan maksullisella Skype-chatillä. Siinäpä pienimmän julkaistavan tuotteen esikuvaa.

Huolehdi joka kehitysjaksossa, että jos rahat loppuisivat seuraavana maanantaina sen jälkeen, järjestelmä on käyttökelpoinen ja koodi tallessa.

5. Arvon mittaaminen

Ketterä tuotekehitys itse johdettuna on kova panostus, ja sen on syytä olla investointi eikä ikävä kulu. Seuraa siis tuottoa jatkuvasti. Lainatkaa ohjelmistokehittäjien suunnittelupokerikortteja ja pelatkaa ohjausryhmässä arvopokeria ominaisuuksista. Siitä saat arvokäyrän, jota seurata kuukausien kuluessa. Oppikaa oikeasti käyttäjäpalautteesta ja käyttäkää analytiikkaa jos sitä on saatavilla. Niihin ominaisuuksiin nimittäin kannattaa panostaa, jotka tuottavat todetusti tulosta.

***

Tässä kolmiosaisessa sarjassa tutustumme ketteriin menetelmiin kolmen asiantuntijan avulla. Pyysimme kutakin heistä kertomaan viisi heidän mielestään tärkeää asiaa, jotka ketteriä menetelmiä käyttävän yrityksen tai organisaation tulisi ottaa huomioon toiminnassaan. Sillä ei ole väliä, onko ketteriä menetelmiä käytetty aiemminkin, vai testataanko niistä vasta ensimmäistä kertaa. Nämä pointit ovat aina yhtä merkittäviä. Sarjan muut osat pääset lukemaan täällä: osa 1. ja osa 3.

Uusi opintotietojärjestelmä yliopistoille ketterän kehityksen puitesopimuksella

Codento on yliopistojen ketterän opintohallinnon tietojärjestelmäuudistuksen toteuttaja. Helsingin yliopiston ketterän ohjelmistokehityksen puitesopimus on monella tapaa hieno esimerkki ketterästä ostamisesta. Asiakkuudessa panostetaan sekä osaamiseen, resursointiin että näkemykseen.

Osuvaa osaamista julkisella hankinnalla

Nykyopiskelijat elävät eri todellisuudessa kuin aiemmat sukupolvet: mobiilius voi tarkoittaa yhtä hyvin vaihtovuotta Japanissa, kuin unohtuneen asian tekemistä kävellessä. Jos tämä sukupolvi saa käyttökokemusodotuksiaan vastaavan opintojen hallintatyökalun, se voi tyytyväisyyden lisäksi vaikuttaa jopa valmistumisaikoihin.

Aalto-yliopisto koordinoi OTM-hanketta, jossa uudistetaan hallitusti Helsingin yliopiston, Aalto-yliopiston ja Tampereen yliopiston opintohallinnon tietojärjestelmä. Hankkeessa uudistetaan sekä opetuksen, opiskelemisen että opintojen hallinnon työkaluja. Helsingin yliopisto minikilpailutti hankkeelle toteuttajan helmikuussa 2014, ja siksi valikoitui Codento.

“Me haluamme varmistaa, että tästä tulee huippuluokan modulaarinen opintotietojärjestelmä”, linjaa yksi johtoryhmäläisistä, Mikko Markkola Tampereen yliopistolta. “Maailma on ehtinyt kehittyä nykyisten opintotietojärjestelmien ympärillä 20 vuotta. Siihen haasteeseen meidän pitää vastata, ja samalla haluamme varmistaa kehityksen elinkaaren myös tulevaisuudessa. Tähän emme pysty yksin.”

Projektin Helsingin yliopiston tuoteomistaja Tuomas Naakka on tyytyväinen hankkeeseen löydettyyn ohjelmistokehitysosaamiseen: “Löysimme meille loistavasti sopivat tekijät, ja yhteistyö on lähtenyt hyvin käyntiin. Se ei ole ollenkaan itsestään selvää, kun hankitaan ketterää osaamista julkisella hankinnalla.”

Helsingin yliopiston ketterä puitesopimus on mallisuoritus

Codento kilpailutettiin hankkeen toteuttajaksi HY:n uudesta kolmen toimittajan ketterästä ohjelmistokehityspuitesopimuksesta, joka kilpailutettiin syksyllä 2013. Yliopiston ketterän kehityksen puitejärjestelyssä yliopiston ohjelmistokehitysprojekteille on luotu monella tapaa ainutlaatuiset resurssit. Sopimukseen valikoitui kolme kokenutta ja laadukasta ketterän kehityksen ammattilaista. Näistä Helsingin yliopisto voi nopeasti minikilpailuttaa alkaviin projekteihinsa ketterän toteutustiimin.

Codentolla on ketterästä yhteistyöstä Helsingin yliopiston kanssa kokemusta jo pidemmältä aikaa. Codento ja HY ovat aiemmin tehneet yhdessä kansainvälisten opiskelijavalintojen järjestelmän University Admissions Finlandille.

“Helsingin  yliopisto on merkittävä suunnannäyttäjä ketteränä julkishallinnon  asiakkaana”, sanoo Codenton julkishallinnon myyntijohtaja Tommi Ullgrén.  “Yliopistolla hahmotetaan, että ketterä tuoteomistajuus vaatii  asiakkkaalta osaamista, resursointia ja näkemystä, ja toimintamallien kehitykseen halutaan siellä aidosti panostaa.”

Asiakkaalla näkemys menetelmästä ja riskien hallinnasta

Varmistaakseen tasalaatuiset toteutukset Helsingin yliopisto on tehnyt ketterän yhteistyömallin, jossa linjataan konkreettiset yhteistyön käytännöt Scrumin ja Kanbanin puitteissa. Mallista löytyvät tavallisten ketterien periaatteiden lisäksi esim. käsittelykäytännöt tiimin metodikehityskohdille tai menetelmäehdotuksia retrospektiiviin.

Puitesopimuskilpailutuksen aikana toimittajat sitoutuivat yhteistyömalliin ja esittivät siihen omia lisäyksiään. Kuten arvata saattaa, Codento oli projektiin tarjoamisesta innoissaan.

OTM-hankkeen lisäksi Helsingin yliopisto on käyttänyt puitesopimusta toistaiseksi www-sivustonsa uudistamiseen.

Yhä useammat julkishallinnon toimijat ovat jo onnistuneesti ostaneet ketterää ohjelmistokehitystä  hankintalain puitteissa. Muutaman eri toimittajan kanssa tehty puitesopimus on tähän yksi mahdollinen malli. Sen etuna on hyvä hintahallinta ja laaja valikoima toimittajien osaamista.

Agile Estonian #agilesaturday X 15.2.